Människorna inom Informationssystemen

Att organisera Informationssystemsfunktionen I de tidiga åren av datortekniken placerades informationssystemsfunktionen (generellt kallad "dataprocesing") i finans- eller redovisningsavdelningen i organisationen. När datortekniken blev allt viktigare, bildades en separat informationssystemsfunktion, men den placerades fortfarande generellt under finanschefen och betraktades som en administrativ funktion i företaget. Under 1980- och 1990-talen, när företag började nätverka internt och sedan ansluta till Internet, kombinerades informationssystemsfunktionen med telekommunikationsfunktionerna och betecknades som IT-avdelningen. När informationsteknologins roll fortsatte att öka blev dess plats i organisationen allt viktigare. I många organisationer idag rapporterar IT-chefen (CIO) direkt till VD:n. Var borde IS vara i organisationen? Innan den personliga datorn blev vanlig centraliserades informationssystemsfunktionen inom organisationer för att maximera kontrollen över datortekniska resurser. När persondatorn började spridas såg många avdelningar inom organisationer det som en chans att skaffa sig vissa datortekniska resurser för sig själva. Vissa avdelningar skapade en intern gruppsystem för informationssystem, komplett med systemanalytiker, programvaruutvecklare och till och med databasanalytiker. Dessa avdelningsvisa IS-grupper var dedikerade till informationens behov för sina egna avdelningar och erbjöd snabbare resultat och högre servicenivå än en centraliserad IT-avdelning. Men att ha flera IS-grupper inom en organisation ledde till mycket ineffektivitet. Det fanns nu flera personer som utförde samma arbete i olika avdelningar. Denna decentralisering ledde också till att företagsdata lagrades på flera platser runt om i företaget. I vissa organisationer utvecklades en matrisrapportstruktur där IT-personal placerades inom en avdelning och rapporterade både till avdelningsledningen och den funktionella ledningen inom IS. Fördelarna med dedikerad IS-personal för varje avdelning måste vägas mot behovet av mer kontroll över företagets strategiska informationresurser. För många företag löses dessa frågor genom implementeringen av ERP-systemet. Eftersom ett ERP-system konsoliderar de flesta företagsdata tillbaka till en enda databas kräver implementeringen av ett ERP-system att organisationer hittar "silos" av data så att de kan integrera dem tillbaka i företagssystemet. ERP-systemet låter organisationer återta kontroll över sin information och påverkar organisatoriska beslut över hela företaget. Outsourcing Ofta behöver en organisation en specifik kompetens under en begränsad tid. Istället för att utbilda befintlig personal eller anställa nya medarbetare kan det vara mer meningsfullt att outsourca jobbet. Outsourcing kan användas i många olika situationer inom informationssystemsfunktionen, såsom design och skapande av en ny webbplats eller uppgradering av ett ERP-system. Vissa organisationer ser outsourcing som ett kostnadsbesparande drag genom att kontraktera en hel grupp eller avdelning. Nya organisationers modeller Integrationen av informationsteknik har påverkat organisationernas struktur. Den ökade möjligheten att kommunicera och dela information har lett till att den organisatoriska strukturen "plattas till" genom att ta bort en eller flera lager av ledning. Den nätverksbaserade organisatoriska strukturen är en annan förändring som möjliggjorts av informationssystem. I en nätverksbaserad organisatorisk struktur kan grupper av medarbetare arbeta relativt självständigt för att slutföra ett projekt. Personer med rätt kompetens samlas för ett projekt och släpps sedan för att arbeta på andra projekt när det aktuella projektet är klart. Dessa grupper är något informella och tillåter alla medlemmar i gruppen att maximera sin effektivitet. Användare av informationssystem - Typer av användare Förutom de personer som arbetar med att skapa, administrera och hantera informationssystem finns en annan extremt viktig grupp människor, nämligen användarna av informationssystemen. Denna grupp representerar en mycket stor procentandel av organisationens anställda. Om användaren inte kan lära sig och använda ett informationssystem framgångsrikt är systemet dömt att misslyckas. Användartyper för teknikadopterare Ett verktyg som kan användas för att förstå hur användare kommer att anamma en ny teknik kommer från en studie från 1962 av Everett Rogers. I sin bok, Diffusion of Innovation, studerade Rogers hur bönder anammade ny teknik och märkte att antagningsgraden började lågt och sedan dramatiskt ökade när antagandet nådde en viss punkt. Han identifierade fem specifika typer av teknikadopterare: Innovatörer. Innovatörer är de första individerna att anta en ny teknik. Innovatörer är villiga att ta risker, är de yngsta i ålder, har den högsta sociala klassen, har stor finansiell likviditet, är mycket sociala och har närmast kontakt med vetenskapliga källor och interaktion med andra innovatörer. Risktoleransen är hög så det finns en vilja att anta teknologier som slutligen kan misslyckas. Ekonomiska resurser hjälper till att hantera dessa misslyckanden. Tidiga adoptörer. De tidiga adoptörerna är de som antar innovation snabbt efter att en teknik har introducerats och bevisats. Dessa individer har den högsta graden av åsiktledarskap bland de andra adoptörkategorierna, vilket betyder att dessa adoptörer kan påverka majoritetens åsikter. Egenskaper innefattar att vara yngre i ålder, ha en högre social status, ha mer finansiell likviditet, ha avancerad utbildning och vara mer socialt medvetna än senare adoptörer. Dessa adoptörer är mer diskreta i sina val av antagande än innovatörer och inser att en omdömesgill val av antagande hjälper dem bevara en central kommunikationsposition. Tidig majoritet. Individer i denna kategori antar en innovation efter en varierande tid. Den här antagningstiden är betydligt längre än för innovatörer och tidiga adoptörer. Denna grupp tenderar att vara långsammare i antagningsprocessen, har en över genomsnittlig social status, har kontakt med tidiga adoptörer och innehar sällan positioner av åsiktsledarskap i ett system. Sen majoritet. Den sena majoriteten kommer att anta en innovation efter genomsnittsmedlemmen i samhället. Dessa individer närmar sig en innovation med hög grad av skepticism, har under genomsnittlig social status, mycket lite finansiell likviditet, har kontakt med andra i den sena majoriteten och de tidiga majoriteten, och visar mycket litet åsiktsledarskap. Efterföljare. Individer i denna kategori är de sista att anta en innovation. Till skillnad från de i de tidigare kategorierna visar individer i denna kategori inget ledarskap inom åsikter. Dessa individer har vanligtvis en motvilja mot förändringsagenter och tenderar att vara avancerade i ålder. Efterföljare tenderar vanligtvis att vara fokuserade på "traditioner", har troligen den lägsta sociala statusen och den lägsta finansiella likviditeten, är äldst av alla andra adoptörer, och är i kontakt endast med familj och nära vänner. En bild finns nedan för denna avsnitt Dessa fem användartyper kan också översättas till teknikadopterare av informationsteknik och ge ytterligare insikt om hur man implementerar nya informationssystem inom organisationen. Till exempel, när man rullar ut ett nytt system, kan IT vilja identifiera innovatörer och tidiga adoptörer inom organisationen och arbeta med dem först, för att sedan dra nytta av deras antagande för att driva resten av implementeringen till de andra användarna.