Le persone nei sistemi informativi
Organizzazione della Funzione dei Sistemi Informativi
Nei primi anni dell'informatica, la funzione dei sistemi informativi (generalmente chiamata "elaborazione dati") veniva collocata nel dipartimento finanziario o contabile dell'organizzazione. Man mano che l'informatica diventava sempre più importante, è stata creata una funzione separata dei sistemi informativi, ma generalmente veniva ancora posta sotto il controllo del direttore finanziario e considerata una funzione amministrativa dell'azienda. Negli anni '80 e '90, quando le aziende hanno iniziato a fare networking internamente e poi a connettersi a Internet, la funzione dei sistemi informativi è stata combinata con le funzioni delle telecomunicazioni e designata come dipartimento Tecnologie dell'Informazione (TI). Man mano che il ruolo della tecnologia dell'informazione è continuato ad aumentare, il suo posto nell'organizzazione è diventato sempre più importante. In molte organizzazioni oggi, il capo della TI (il CIO) riferisce direttamente al CEO.
Dove dovrebbe essere posizionato IS all'interno dell'organizzazione?
Prima dell'avvento del personal computer, la funzione dei sistemi informativi era centralizzata all'interno delle organizzazioni al fine di massimizzare il controllo sulle risorse informatiche. Quando i PC hanno cominciato a diffondersi, molti dipartimenti all'interno delle organizzazioni hanno visto l'opportunità di ottenere risorse informatiche per conto proprio. Alcuni dipartimenti hanno creato un gruppo interno di sistemi informativi, completo di analisti di sistemi, programmatori e persino amministratori di database. Questi gruppi IS dipartimentali erano dedicati alle esigenze informative dei propri dipartimenti, fornendo tempi di risposta più veloci e livelli di servizio più elevati rispetto a un dipartimento centralizzato di TI. Tuttavia, avere diversi gruppi IS all'interno di un'organizzazione ha portato a molte inefficienze. Ora c'erano diverse persone che svolgevano gli stessi compiti in dipartimenti diversi. Questa decentralizzazione ha anche portato a memorizzare i dati aziendali in diversi punti all'interno dell'azienda.
In alcune organizzazioni si è sviluppata una struttura di reporting a matrice in cui il personale IT era posizionato all'interno di un dipartimento e riferiva sia alla direzione del dipartimento che alla direzione funzionale all'interno dei SI. I vantaggi del personale dedicato IS per ciascun dipartimento devono essere valutati in rapporto alla necessità di un maggiore controllo sulle risorse informative strategiche dell'azienda.
Per molte aziende, queste questioni vengono risolte mediante l'implementazione del sistema ERP. Poiché un sistema ERP consolida la maggior parte dei dati aziendali in un singolo database, l'implementazione di un sistema ERP richiede alle organizzazioni di individuare "silos" di dati in modo che possano integrarli nuovamente nel sistema aziendale. L'ERP consente alle organizzazioni di riacquistare il controllo delle loro informazioni e influenzare le decisioni organizzative in tutta l'azienda.
Outsourcing
Spesso un'organizzazione ha bisogno di una competenza specifica per un periodo di tempo limitato. Piuttosto che formare i dipendenti esistenti o assumere nuovo personale, può avere più senso esternalizzare il lavoro. L'esternalizzazione può essere utilizzata in molte situazioni diverse all'interno della funzione dei sistemi informativi, come la progettazione e la creazione di un nuovo sito web o l'aggiornamento di un sistema ERP. Alcune organizzazioni vedono l'esternalizzazione come una mossa per ridurre i costi, esternalizzando un intero gruppo o dipartimento.
Nuovi Modelli di Organizzazioni
L'integrazione della tecnologia dell'informazione ha influenzato la struttura delle organizzazioni. La maggiore capacità di comunicare e condividere informazioni ha portato ad un "appiattimento" della struttura organizzativa a causa della rimozione di uno o più strati di management.
La struttura organizzativa basata su reti è un'altra evoluzione resa possibile dai sistemi informativi. In una struttura organizzativa basata su reti, gruppi di dipendenti possono lavorare in modo relativamente indipendente per completare un progetto. Le persone con le giuste competenze vengono riunite per un progetto e poi rilasciate per lavorare su altri progetti una volta completato quel progetto. Questi gruppi sono piuttosto informali e consentono a tutti i membri del gruppo di massimizzare la propria efficacia.
Utenti dei Sistemi Informativi - Tipi di Utenti
Oltre alle persone che lavorano per creare, amministrare e gestire i sistemi informativi, esiste un altro gruppo estremamente importante di persone, ossia gli utenti dei sistemi informativi. Questo gruppo rappresenta una percentuale molto elevata dei dipendenti di un'organizzazione. Se l'utente non è in grado di imparare e utilizzare con successo un sistema informativo, il sistema è destinato al fallimento.
Tipi di utenti nell'adozione della tecnologia
Uno strumento che può essere utilizzato per comprendere come gli utenti adotteranno una nuova tecnologia proviene da uno studio del 1962 di Everett Rogers. Nel suo libro, Diffusione dell'Innovazione, Rogers ha studiato come gli agricoltori adottavano nuove tecnologie e ha notato che il tasso di adozione iniziava lentamente e poi aumentava drasticamente una volta raggiunto un certo punto. Ha identificato cinque tipi specifici di adottanti della tecnologia:
- Innovatori. Gli innovatori sono i primi individui a adottare una nuova tecnologia. Gli innovatori sono disposti a correre rischi, sono i più giovani per età, hanno il più alto status sociale, una grande liquidità finanziaria, sono molto sociali e hanno il contatto più stretto con le fonti scientifiche e l'interazione con altri innovatori. La tolleranza al rischio è alta, quindi c'è una volontà di adottare tecnologie che potrebbero alla fine fallire. Le risorse finanziarie aiutano ad assorbire questi fallimenti.
- Adottanti precoci. Gli adottanti precoci sono coloro che adottano l'innovazione poco dopo che una tecnologia è stata introdotta e testata. Questi individui hanno il più alto grado di leadership d'opinione tra le altre categorie di adottanti, il che significa che questi adottanti possono influenzare le opinioni della maggioranza. Le caratteristiche includono essere più giovani per età, avere un più alto status sociale, possedere maggiore liquidità finanziaria, avere un'istruzione avanzata e essere più consapevoli socialmente rispetto agli adottanti successivi. Questi adottanti sono più discreti nelle scelte di adozione rispetto agli innovatori e si rendono conto che una scelta ponderata di adozione li aiuterà a mantenere una posizione di comunicazione centrale.
- Maggioranza iniziale. Individui in questa categoria adottano un'innovazione dopo un certo periodo di tempo. Questo tempo di adozione è significativamente più lungo rispetto agli innovatori e agli adottanti precoci. Questo gruppo tende ad essere più lento nel processo di adozione, ha un livello di status sociale superiore alla media, ha contatti con i primi adottanti e raramente occupa posizioni di leadership di opinione all'interno di un sistema.
- Maggioranza in ritardo. La maggioranza in ritardo adotterà un'innovazione dopo il membro medio della società. Questi individui affrontano l'innovazione con un alto grado di scetticismo, hanno uno status sociale inferiore alla media, una liquidità finanziaria molto limitata, sono in contatto con altre persone nella maggioranza in ritardo e nella maggioranza iniziale e mostrano molto pochissima leadership d'opinione.
- Ritardatari. Gli individui in questa categoria sono gli ultimi ad adottare un'innovazione. A differenza di coloro nelle categorie precedenti, gli individui in questa categoria non mostrano alcuna leadership d'opinione. Questi individui tendono tipicamente a opporsi ai cambiamenti e tendono ad essere più anziani. I ritardatari tendono a concentrarsi sulle "tradizioni", hanno probabilmente il più basso status sociale e la liquidità finanziaria più bassa, sono i più anziani di tutti gli altri adottanti, e sono in contatto solo con familiari e amici stretti.
L'immagine è situata di seguito per questa sezione
Questi cinque tipi di utenti possono essere tradotti anche negli adottanti della tecnologia dell'informazione e forniscono una visione aggiuntiva su come implementare nuovi sistemi informativi all'interno dell'organizzazione. Ad esempio, al momento del lancio di un nuovo sistema, l'IT potrebbe voler identificare gli innovatori e gli adottanti precoci all'interno dell'organizzazione e lavorare con loro per primi, quindi sfruttare la loro adozione per guidare il resto dell'implementazione agli altri utenti.
Organizzazione della Funzione dei Sistemi Informativi
Nei primi anni dell'informatica, la funzione dei sistemi informativi (generalmente chiamata "elaborazione dati") veniva collocata nel dipartimento finanziario o contabile dell'organizzazione. Man mano che l'informatica diventava sempre più importante, è stata creata una funzione separata dei sistemi informativi, ma generalmente veniva ancora posta sotto il controllo del direttore finanziario e considerata una funzione amministrativa dell'azienda. Negli anni '80 e '90, quando le aziende hanno iniziato a fare networking internamente e poi a connettersi a Internet, la funzione dei sistemi informativi è stata combinata con le funzioni delle telecomunicazioni e designata come dipartimento Tecnologie dell'Informazione (TI). Man mano che il ruolo della tecnologia dell'informazione è continuato ad aumentare, il suo posto nell'organizzazione è diventato sempre più importante. In molte organizzazioni oggi, il capo della TI (il CIO) riferisce direttamente al CEO.
Dove dovrebbe essere posizionato IS all'interno dell'organizzazione?
Prima dell'avvento del personal computer, la funzione dei sistemi informativi era centralizzata all'interno delle organizzazioni al fine di massimizzare il controllo sulle risorse informatiche. Quando i PC hanno cominciato a diffondersi, molti dipartimenti all'interno delle organizzazioni hanno visto l'opportunità di ottenere risorse informatiche per conto proprio. Alcuni dipartimenti hanno creato un gruppo interno di sistemi informativi, completo di analisti di sistemi, programmatori e persino amministratori di database. Questi gruppi IS dipartimentali erano dedicati alle esigenze informative dei propri dipartimenti, fornendo tempi di risposta più veloci e livelli di servizio più elevati rispetto a un dipartimento centralizzato di TI. Tuttavia, avere diversi gruppi IS all'interno di un'organizzazione ha portato a molte inefficienze. Ora c'erano diverse persone che svolgevano gli stessi compiti in dipartimenti diversi. Questa decentralizzazione ha anche portato a memorizzare i dati aziendali in diversi punti all'interno dell'azienda.
In alcune organizzazioni si è sviluppata una struttura di reporting a matrice in cui il personale IT era posizionato all'interno di un dipartimento e riferiva sia alla direzione del dipartimento che alla direzione funzionale all'interno dei SI. I vantaggi del personale dedicato IS per ciascun dipartimento devono essere valutati in rapporto alla necessità di un maggiore controllo sulle risorse informative strategiche dell'azienda.
Per molte aziende, queste questioni vengono risolte mediante l'implementazione del sistema ERP. Poiché un sistema ERP consolida la maggior parte dei dati aziendali in un singolo database, l'implementazione di un sistema ERP richiede alle organizzazioni di individuare "silos" di dati in modo che possano integrarli nuovamente nel sistema aziendale. L'ERP consente alle organizzazioni di riacquistare il controllo delle loro informazioni e influenzare le decisioni organizzative in tutta l'azienda.
Outsourcing
Spesso un'organizzazione ha bisogno di una competenza specifica per un periodo di tempo limitato. Piuttosto che formare i dipendenti esistenti o assumere nuovo personale, può avere più senso esternalizzare il lavoro. L'esternalizzazione può essere utilizzata in molte situazioni diverse all'interno della funzione dei sistemi informativi, come la progettazione e la creazione di un nuovo sito web o l'aggiornamento di un sistema ERP. Alcune organizzazioni vedono l'esternalizzazione come una mossa per ridurre i costi, esternalizzando un intero gruppo o dipartimento.
Nuovi Modelli di Organizzazioni
L'integrazione della tecnologia dell'informazione ha influenzato la struttura delle organizzazioni. La maggiore capacità di comunicare e condividere informazioni ha portato ad un "appiattimento" della struttura organizzativa a causa della rimozione di uno o più strati di management.
La struttura organizzativa basata su reti è un'altra evoluzione resa possibile dai sistemi informativi. In una struttura organizzativa basata su reti, gruppi di dipendenti possono lavorare in modo relativamente indipendente per completare un progetto. Le persone con le giuste competenze vengono riunite per un progetto e poi rilasciate per lavorare su altri progetti una volta completato quel progetto. Questi gruppi sono piuttosto informali e consentono a tutti i membri del gruppo di massimizzare la propria efficacia.
Utenti dei Sistemi Informativi - Tipi di Utenti
Oltre alle persone che lavorano per creare, amministrare e gestire i sistemi informativi, esiste un altro gruppo estremamente importante di persone, ossia gli utenti dei sistemi informativi. Questo gruppo rappresenta una percentuale molto elevata dei dipendenti di un'organizzazione. Se l'utente non è in grado di imparare e utilizzare con successo un sistema informativo, il sistema è destinato al fallimento.
Tipi di utenti nell'adozione della tecnologia
Uno strumento che può essere utilizzato per comprendere come gli utenti adotteranno una nuova tecnologia proviene da uno studio del 1962 di Everett Rogers. Nel suo libro, Diffusione dell'Innovazione, Rogers ha studiato come gli agricoltori adottavano nuove tecnologie e ha notato che il tasso di adozione iniziava lentamente e poi aumentava drasticamente una volta raggiunto un certo punto. Ha identificato cinque tipi specifici di adottanti della tecnologia:
- Innovatori. Gli innovatori sono i primi individui a adottare una nuova tecnologia. Gli innovatori sono disposti a correre rischi, sono i più giovani per età, hanno il più alto status sociale, una grande liquidità finanziaria, sono molto sociali e hanno il contatto più stretto con le fonti scientifiche e l'interazione con altri innovatori. La tolleranza al rischio è alta, quindi c'è una volontà di adottare tecnologie che potrebbero alla fine fallire. Le risorse finanziarie aiutano ad assorbire questi fallimenti.
- Adottanti precoci. Gli adottanti precoci sono coloro che adottano l'innovazione poco dopo che una tecnologia è stata introdotta e testata. Questi individui hanno il più alto grado di leadership d'opinione tra le altre categorie di adottanti, il che significa che questi adottanti possono influenzare le opinioni della maggioranza. Le caratteristiche includono essere più giovani per età, avere un più alto status sociale, possedere maggiore liquidità finanziaria, avere un'istruzione avanzata e essere più consapevoli socialmente rispetto agli adottanti successivi. Questi adottanti sono più discreti nelle scelte di adozione rispetto agli innovatori e si rendono conto che una scelta ponderata di adozione li aiuterà a mantenere una posizione di comunicazione centrale.
- Maggioranza iniziale. Individui in questa categoria adottano un'innovazione dopo un certo periodo di tempo. Questo tempo di adozione è significativamente più lungo rispetto agli innovatori e agli adottanti precoci. Questo gruppo tende ad essere più lento nel processo di adozione, ha un livello di status sociale superiore alla media, ha contatti con i primi adottanti e raramente occupa posizioni di leadership di opinione all'interno di un sistema.
- Maggioranza in ritardo. La maggioranza in ritardo adotterà un'innovazione dopo il membro medio della società. Questi individui affrontano l'innovazione con un alto grado di scetticismo, hanno uno status sociale inferiore alla media, una liquidità finanziaria molto limitata, sono in contatto con altre persone nella maggioranza in ritardo e nella maggioranza iniziale e mostrano molto pochissima leadership d'opinione.
- Ritardatari. Gli individui in questa categoria sono gli ultimi ad adottare un'innovazione. A differenza di coloro nelle categorie precedenti, gli individui in questa categoria non mostrano alcuna leadership d'opinione. Questi individui tendono tipicamente a opporsi ai cambiamenti e tendono ad essere più anziani. I ritardatari tendono a concentrarsi sulle "tradizioni", hanno probabilmente il più basso status sociale e la liquidità finanziaria più bassa, sono i più anziani di tutti gli altri adottanti, e sono in contatto solo con familiari e amici stretti.
L'immagine è situata di seguito per questa sezione
Questi cinque tipi di utenti possono essere tradotti anche negli adottanti della tecnologia dell'informazione e forniscono una visione aggiuntiva su come implementare nuovi sistemi informativi all'interno dell'organizzazione. Ad esempio, al momento del lancio di un nuovo sistema, l'IT potrebbe voler identificare gli innovatori e gli adottanti precoci all'interno dell'organizzazione e lavorare con loro per primi, quindi sfruttare la loro adozione per guidare il resto dell'implementazione agli altri utenti.
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