सूचना प्रणाली में लोग।

सूचना प्रणाली समारोह का आयोजन

कंप्यूटिंग के शुरुआती वर्षों में, सूचना-प्रणाली फ़ंक्शन (आमतौर पर "डेटा प्रोसेसिंग" कहा जाता है) को संगठन के वित्त या लेखा विभाग में रखा गया था। जैसे-जैसे कंप्यूटिंग अधिक महत्वपूर्ण हो गई, एक अलग सूचना-प्रणाली फ़ंक्शन का गठन किया गया, लेकिन इसे अभी भी आम तौर पर मुख्य वित्तीय अधिकारी के अधीन रखा गया और कंपनी का एक प्रशासनिक कार्य माना गया। 1980 और 1990 के दशक तक, जब कंपनियों ने आंतरिक रूप से नेटवर्किंग शुरू की और फिर इंटरनेट से जुड़ना शुरू किया, तो सूचना प्रणाली फ़ंक्शन को दूरसंचार कार्यों के साथ जोड़ दिया गया और सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी) विभाग के रूप में नामित किया गया। जैसे-जैसे सूचना प्रौद्योगिकी की भूमिका बढ़ती गई, संगठन में इसका स्थान और अधिक महत्वपूर्ण होता गया। आज कई संगठनों में, आईटी प्रमुख (सीआईओ) सीधे सीईओ को रिपोर्ट करते हैं।

संगठन में कहां होना चाहिए?

पर्सनल कंप्यूटर के आगमन से पहले, कंप्यूटिंग संसाधनों पर अधिकतम नियंत्रण के लिए सूचना प्रणाली फ़ंक्शन को संगठनों के भीतर केंद्रीकृत किया गया था। जब पीसी का प्रसार शुरू हुआ, तो संगठनों के कई विभागों ने इसे अपने लिए कुछ कंप्यूटिंग संसाधन हासिल करने के अवसर के रूप में देखा। कुछ विभागों ने एक आंतरिक सूचना प्रणाली समूह बनाया, जिसमें सिस्टम विश्लेषक, प्रोग्रामर और यहां तक कि डेटाबेस प्रशासक भी शामिल थे। ये विभागीय आईएस समूह अपने-अपने विभागों की सूचना आवश्यकताओं के लिए समर्पित थे, जो एक केंद्रीकृत आईटी विभाग की तुलना में त्वरित बदलाव और उच्च स्तर की सेवा प्रदान करते थे। हालाँकि, एक संगठन के भीतर कई आईएस समूह होने से बहुत सारी अक्षमताएँ पैदा हुईं। अब विभिन्न विभागों में कई लोग एक ही कार्य कर रहे थे। इस विकेंद्रीकरण के कारण कंपनी का डेटा पूरी कंपनी में कई स्थानों पर संग्रहीत किया जाने लगा।

कुछ संगठनों में एक मैट्रिक्स रिपोर्टिंग संरचना विकसित हुई जिसमें आईटी कर्मियों को एक विभाग के भीतर रखा गया और आईएस के भीतर विभाग प्रबंधन और कार्यात्मक प्रबंधन दोनों को रिपोर्ट किया गया। प्रत्येक विभाग के लिए समर्पित आईएस कर्मियों के फायदों को कंपनी के रणनीतिक सूचना संसाधनों पर अधिक नियंत्रण की आवश्यकता के मुकाबले तौला जाना चाहिए।

कई कंपनियों के लिए, इन प्रश्नों का समाधान ईआरपी प्रणाली के कार्यान्वयन से हो जाता है। क्योंकि एक ईआरपी सिस्टम अधिकांश कॉर्पोरेट डेटा को वापस एक ही डेटाबेस में समेकित करता है, ईआरपी सिस्टम के कार्यान्वयन के लिए संगठनों को डेटा के "साइलो" खोजने की आवश्यकता होती है ताकि वे उन्हें कॉर्पोरेट सिस्टम में वापस एकीकृत कर सकें। ईआरपी संगठनों को अपनी जानकारी पर नियंत्रण हासिल करने की अनुमति देता है और कंपनी भर में संगठनात्मक निर्णयों को प्रभावित करता है।

आउटसोर्सिंग

अक्सर किसी संगठन को सीमित समय के लिए एक विशिष्ट कौशल की आवश्यकता होती है। मौजूदा कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने या नए कर्मचारियों को काम पर रखने के बजाय, काम को आउटसोर्स करना अधिक समझदारी भरा हो सकता है। आउटसोर्सिंग का उपयोग सूचना प्रणाली कार्यों के भीतर कई अलग-अलग स्थितियों में किया जा सकता है, जैसे कि एक नई वेबसाइट का डिज़ाइन और निर्माण या ईआरपी सिस्टम का अपग्रेड। कुछ संगठन आउटसोर्सिंग को लागत में कटौती के कदम के रूप में देखते हैं, जिसमें पूरे समूह या विभाग को अनुबंधित किया जाता है।

संगठनों के नए मॉडल

सूचना प्रौद्योगिकी के एकीकरण ने संगठनों की संरचना को प्रभावित किया है। सूचनाओं को संप्रेषित करने और साझा करने की बढ़ी हुई क्षमता के कारण प्रबंधन की एक या अधिक परतों को हटाने के कारण संगठनात्मक संरचना "सपाट" हो गई है।

नेटवर्क-आधारित संगठनात्मक संरचना सूचना प्रणालियों द्वारा सक्षम एक और परिवर्तित परिवर्तन है। नेटवर्क-आधारित संगठनात्मक संरचना में, कर्मचारियों के समूह किसी परियोजना को पूरा करने के लिए कुछ हद तक स्वतंत्र रूप से काम कर सकते हैं। सही कौशल वाले लोगों को एक परियोजना के लिए एक साथ लाया जाता है और जब वह परियोजना समाप्त हो जाती है तो उन्हें अन्य परियोजनाओं पर काम करने के लिए छोड़ दिया जाता है। ये समूह कुछ हद तक अनौपचारिक हैं और समूह के सभी सदस्यों को अपनी प्रभावशीलता को अधिकतम करने की अनुमति देते हैं।

सूचना प्रणाली उपयोगकर्ता - उपयोगकर्ताओं के प्रकार

सूचना प्रणालियों को बनाने, प्रशासित करने और प्रबंधित करने के लिए काम करने वाले लोगों के अलावा, लोगों का एक और अत्यंत महत्वपूर्ण समूह है, अर्थात्, सूचना प्रणालियों के उपयोगकर्ता। यह समूह किसी संगठन के कर्मचारियों के एक बहुत बड़े प्रतिशत का प्रतिनिधित्व करता है। यदि उपयोगकर्ता किसी सूचना प्रणाली को सफलतापूर्वक सीखने और उसका उपयोग करने में सक्षम नहीं है, तो सिस्टम विफलता के लिए अभिशप्त है।

प्रौद्योगिकी अपनाने वाले उपयोगकर्ता प्रकार

एक उपकरण जिसका उपयोग यह समझने के लिए किया जा सकता है कि उपयोगकर्ता नई तकनीक को कैसे अपनाएंगे, एवरेट रोजर्स द्वारा 1962 के एक अध्ययन से आता है। अपनी पुस्तक, डिफ्यूजन ऑफ इनोवेशन में, रोजर्स ने अध्ययन किया कि किसानों ने नई तकनीकों को कैसे अपनाया और देखा कि गोद लेने की दर धीरे-धीरे शुरू हुई और फिर एक निश्चित बिंदु पर पहुंचने के बाद नाटकीय रूप से बढ़ गई। उन्होंने प्रौद्योगिकी अपनाने वालों के पांच विशिष्ट प्रकार की पहचान की:

• नवप्रवर्तक । नवप्रवर्तक किसी नई तकनीक को अपनाने वाले पहले व्यक्ति होते हैं। नवप्रवर्तक जोखिम लेने को तैयार रहते हैं, उम्र में सबसे कम उम्र के होते हैं, उनका सामाजिक वर्ग सबसे ऊंचा होता है, उनके पास बड़ी वित्तीय तरलता होती है, वे बहुत सामाजिक होते हैं, और वैज्ञानिक स्रोतों के साथ उनका निकटतम संपर्क होता है और अन्य नवप्रवर्तकों के साथ उनका संपर्क होता है। जोखिम सहनशीलता अधिक है इसलिए ऐसी प्रौद्योगिकियों को अपनाने की इच्छा है जो अंततः विफल हो सकती हैं। वित्तीय संसाधन इन विफलताओं को अवशोषित करने में मदद करते हैं।
• जल्दी अनुकूलक । शुरुआती अपनाने वाले वे लोग होते हैं जो किसी तकनीक के पेश होने और सिद्ध होने के तुरंत बाद नवाचार को अपनाते हैं। इन व्यक्तियों के पास अन्य अपनाने वाली श्रेणियों के बीच राय नेतृत्व की उच्चतम डिग्री है, जिसका अर्थ है कि ये अपनाने वाले सबसे बड़े बहुमत की राय को प्रभावित कर सकते हैं। विशेषताओं में उम्र में छोटा होना, उच्च सामाजिक स्थिति होना, अधिक वित्तीय तरलता होना, उन्नत शिक्षा होना और बाद में गोद लेने वालों की तुलना में अधिक सामाजिक रूप से जागरूक होना शामिल है। ये गोद लेने वाले नवप्रवर्तकों की तुलना में गोद लेने के विकल्पों में अधिक भिन्न होते हैं, और यह महसूस करते हैं कि गोद लेने की विवेकपूर्ण पसंद उन्हें केंद्रीय संचार स्थिति बनाए रखने में मदद करेगी।
• प्रथम बहुमत । इस श्रेणी के व्यक्ति अलग-अलग समय के बाद किसी नवाचार को अपनाते हैं। गोद लेने का यह समय नवप्रवर्तकों और शुरुआती अपनाने वालों की तुलना में काफी लंबा है। यह समूह गोद लेने की प्रक्रिया में धीमा होता है, औसत सामाजिक स्थिति से ऊपर होता है, शुरुआती गोद लेने वालों के साथ संपर्क रखता है, और शायद ही कभी किसी प्रणाली में राय नेतृत्व की स्थिति रखता है।
• देर से बहुमत . देर से बहुमत समाज के औसत सदस्य के बाद एक नवाचार को अपनाएगा। ये व्यक्ति उच्च स्तर के संदेह के साथ किसी नवाचार को अपनाते हैं, उनकी सामाजिक स्थिति औसत से कम होती है, वित्तीय तरलता बहुत कम होती है, देर से बहुमत और प्रारंभिक बहुमत में दूसरों के संपर्क में होते हैं, और बहुत कम राय नेतृत्व दिखाते हैं।
• पिछलग्गू । इस श्रेणी के व्यक्ति किसी नवाचार को अपनाने वाले अंतिम व्यक्ति होते हैं। पिछली श्रेणियों के विपरीत, इस श्रेणी के व्यक्ति कोई राय नेतृत्व नहीं दिखाते हैं। ये व्यक्ति आम तौर पर एजेंटों को बदलने से घृणा करते हैं और उम्र में बड़े होते हैं। पिछड़े लोग आम तौर पर "परंपराओं" पर ध्यान केंद्रित करते हैं, उनकी सामाजिक स्थिति सबसे कम और वित्तीय तरलता सबसे कम होती है, अन्य सभी अपनाने वालों में वे सबसे उम्रदराज़ होते हैं, और केवल परिवार और करीबी दोस्तों के संपर्क में रहते हैं।

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इन पांच प्रकार के उपयोगकर्ताओं को सूचना प्रौद्योगिकी अपनाने वालों में भी अनुवादित किया जा सकता है, और संगठन के भीतर नई सूचना प्रणालियों को लागू करने के तरीके के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान की जा सकती है। उदाहरण के लिए, एक नई प्रणाली शुरू करते समय, आईटी संगठन के भीतर नवप्रवर्तकों और शुरुआती अपनाने वालों की पहचान करना चाहता है और पहले उनके साथ काम करना चाहता है, फिर शेष कार्यान्वयन को अन्य उपयोगकर्ताओं तक पहुंचाने के लिए उनके अपनाने का लाभ उठा सकता है।