Les personnes en systèmes d'information

Organiser la fonction des systèmes d'information

Aux débuts de l'informatique, la fonction des systèmes d'information (généralement appelée "traitement des données") était placée dans le département financier ou comptable de l'organisation. Avec l'importance croissante de l'informatique, une fonction des systèmes d'information distincte a été créée, mais elle était généralement placée sous la responsabilité du directeur financier et considérée comme une fonction administrative de l'entreprise. Dans les années 1980 et 1990, lorsque les sociétés ont commencé à se connecter en interne puis à l'Internet, la fonction des systèmes d'information a été combinée aux fonctions de télécommunications et désignée comme le département des technologies de l'information (TI). À mesure que le rôle de la technologie de l'information continuait à augmenter, sa place dans l'organisation est devenue de plus en plus importante. Dans de nombreuses organisations d'aujourd'hui, le responsable des TI (le DSI) relève directement du PDG.

Où dans l'organisation doit se situer le SI?

Avant l'avènement de l'ordinateur personnel, la fonction des systèmes d'information était centralisée au sein des organisations afin de maximiser le contrôle sur les ressources informatiques. Lorsque les PC ont commencé à se généraliser, de nombreux départements au sein des organisations ont vu l'opportunité de disposer de ressources informatiques pour eux-mêmes. Certains départements ont créé un groupe interne des systèmes d'information, avec des analystes de systèmes, des programmeurs, voire des administrateurs de bases de données. Ces groupes des SI départementaux étaient consacrés aux besoins en information de leurs propres départements, fournissant une réactivité accrue et un niveau de service plus élevé que ne le ferait un département centralisé des TI. Cependant, avoir plusieurs groupes de SI au sein d'une organisation a entraîné de nombreuses inefficacités. Il y avait désormais plusieurs personnes effectuant les mêmes tâches dans différents départements. Cette décentralisation a également conduit à ce que les données de l'entreprise soient stockées en plusieurs endroits dans toute l'entreprise.

Dans certaines organisations, une structure matricielle de rapports s'est développée, dans laquelle le personnel des TI était placé au sein d'un département et rendait compte à la fois de la direction du département et de la direction fonctionnelle des SI. Les avantages du personnel des SI dédié à chaque département doivent être mis en balance avec le besoin d'un plus grand contrôle sur les ressources stratégiques en matière d'information de l'entreprise.

Pour de nombreuses entreprises, ces questions sont résolues par la mise en œuvre du système ERP. Parce qu'un système ERP consolide la plupart des données de l'entreprise dans une base de données unique, la mise en œuvre d'un système ERP oblige les organisations à identifier les "silos" de données afin de les réintégrer dans le système de l'entreprise. L'ERP permet aux organisations de reprendre le contrôle de leurs informations et influence les décisions organisationnelles dans toute l'entreprise.

Externalisation

Fréquemment, une organisation a besoin de compétences spécifiques pour une période limitée. Plutôt que de former les employés existants ou d'embaucher de nouveaux employés, il peut être plus judicieux d'externaliser le travail. L'externalisation peut être utilisée dans de nombreuses situations différentes au sein de la fonction des systèmes d'information, telles que la conception et la création d'un nouveau site Web ou la mise à niveau d'un système ERP. Certaines organisations voient l'externalisation comme un moyen de réduire les coûts, en externalisant un groupe ou un département entier.

Nouveaux modèles d'organisations

L'intégration de la technologie de l'information a influencé la structure des organisations. La capacité accrue de communiquer et de partager des informations a conduit à un "aplatissement" de la structure organisationnelle en raison de l'élimination d'une ou plusieurs couches de gestion.

La structure organisationnelle basée sur le réseau est un autre changement rendu possible par les systèmes d'information. Dans une structure organisationnelle basée sur le réseau, des groupes d'employés peuvent travailler de manière relativement indépendante pour mener à bien un projet. Les personnes disposant des compétences nécessaires sont regroupées pour un projet, puis libérées pour travailler sur d'autres projets une fois celui-ci terminé. Ces groupes sont quelque peu informels et permettent à tous les membres du groupe de maximiser leur efficacité.

Utilisateurs des systèmes d'information - Types d'utilisateurs

En plus des personnes qui travaillent à la création, à l'administration et à la gestion des systèmes d'information, il existe un autre groupe de personnes extrêmement important, à savoir les utilisateurs des systèmes d'information. Ce groupe représente un pourcentage très élevé des employés d'une organisation. Si l'utilisateur n'est pas en mesure d'apprendre et d'utiliser avec succès un système d'information, le système est condamné à l'échec.

Types d'utilisateurs de l'adoption de la technologie

Un outil qui peut être utilisé pour comprendre comment les utilisateurs adopteront une nouvelle technologie provient d'une étude de 1962 menée par Everett Rogers. Dans son ouvrage, "Diffusion de l'innovation", Rogers a étudié comment les agriculteurs adoptaient de nouvelles technologies et a remarqué que le taux d'adoption commençait lentement puis augmentait spectaculairement une fois que l'adoption atteignait un certain point. Il a identifié cinq types spécifiques d'adopteurs de la technologie :
 

• Innovateurs. Les innovateurs sont les premiers individus à adopter une nouvelle technologie. Les innovateurs sont prêts à prendre des risques, sont les plus jeunes, ont la classe sociale la plus élevée, ont une grande liquidité financière, sont très sociaux et ont le contact le plus proche avec les sources scientifiques et l'interaction avec d'autres innovateurs. Leur tolérance au risque est élevée, donc ils sont prêts à adopter des technologies qui pourraient finalement échouer. Les ressources financières aident à absorber ces échecs.
• Premiers adoptants. Les premiers adoptants sont ceux qui adoptent l'innovation peu de temps après son introduction et sa validation. Ces individus ont le degré le plus élevé de leadership d'opinion parmi les autres catégories d'adopteurs, ce qui signifie que ces adopteurs peuvent influencer les opinions de la majorité. Ils sont généralement plus jeunes, ont un statut social plus élevé, possèdent plus de liquidités financières, ont une éducation avancée et sont plus conscients socialement que les adopteurs ultérieurs. Ces adopteurs font des choix d'adoption plus discrètement que les innovateurs, et réalisent que choisir judicieusement l'adoption les aidera à maintenir une position de communication centrale.
• Majorité précoce. Les individus de cette catégorie adoptent une innovation après un certain temps. Ce temps d'adoption est significativement plus long que celui des innovateurs et des premiers adoptants. Ce groupe a tendance à être plus lent dans le processus d'adoption, a un statut social supérieur à la moyenne, est en contact avec les premiers adoptants, et n'occupe que rarement des positions de leadership d'opinion dans un système.
• Majorité tardive. La majorité tardive adopte une innovation après le déroulement par l’individu moyen. Ces individus abordent une innovation avec un haut degré de scepticisme, ont un statut social inférieur à la moyenne, très peu de liquidité financière, sont en contact avec d'autres de la majorité tardive et de la majorité précoce, et montrent très peu de leadership d'opinion.
• Retardataires. Les individus de cette catégorie sont les derniers à adopter une innovation. Contrairement aux individus des catégories précédentes, ceux de cette catégorie n'ont aucun leadership d'opinion. Ils ont généralement une aversion pour les agents de changement et ont tendance à être âgés. Les retardataires ont généralement leur attention tournée vers les "traditions", sont susceptibles d'avoir le statut social le plus bas et la liquidité financière la plus faible, d'être les plus âgés de tous les autres adopteurs, et d'être en contact uniquement avec la famille et les amis proches.

Ces cinq types d'utilisateurs peuvent également être transposés aux adopteurs de la technologie de l'information, et fournir des informations supplémentaires sur la manière de mettre en œuvre de nouveaux systèmes d'information au sein de l'organisation. Par exemple, lors du déploiement d'un nouveau système, les TI peuvent vouloir identifier les innovateurs et les premiers adoptants au sein de l'organisation et travailler avec eux en premier, puis tirer parti de leur adoption pour entraîner le reste de l'implémentation auprès des autres utilisateurs.