Thói quen nhằm chống lại Luồng công việc

Vào cuối mùa hè và khi mùa thu đến gần (chúng ta còn một chút thời gian cho đến mùa thu), suy nghĩ của tôi ngày càng xoay quanh vấn đề về hiệu suất làm việc. Một trong những chủ đề mà luôn thu hút sự chú ý của tôi là sự khác biệt giữa thói quen và quy trình làm việc.Khi hầu hết mọi người thảo luận về hiệu suất cá nhân, họ thường tập trung vào việc cải thiện các thói quen giúp họ quản lý công việc. Ví dụ, nhóm các công việc liên quan đến email để quản lý ngày làm việc một cách hiệu quả.Tuy nhiên, có một khía cạnh quan trọng khác: các quy trình cơ bản của công việc, xác định điều bạn đang làm và cách công việc đó được thực hiện.Ví dụ, nếu bạn là một quản lý dự án trong một công ty quảng cáo và bạn dành phần lớn thời gian gửi email cho các thành viên trong nhóm để nhận câu trả lời cho câu hỏi từ khách hàng, thì hành động đó là quy trình công việc mặc định, giả sử rằng thông điệp không đồng bộ, không cấu trúc là phương pháp ưa thích để có thông tin quan trọng.Có thể quy trình công việc quan trọng hơn thói quen ở mức cao hơn, khi đánh giá ảnh hưởng của chúng đến việc bạn tạo ra những điều có giá trị (định nghĩa về "hiệu suất"), tuy nhiên thường bị bỏ qua.Đối với hầu hết mọi người, các quy trình làm việc, điều chỉnh cuộc sống nghề nghiệp của họ, là những quy trình tự nhiên, không có mục đích hay kế hoạch lớn.Tôi tin rằng điều này nên thay đổi, vì lợi ích từ việc phân tích các quy trình này là khổng lồ.Hãy xem xét lại quản lý ví dụ từ công ty về mã hiệu. Cải thiện thói quen liên quan đến quản lý hộp thư đến chỉ có thể mang lại lợi ích đến một mức độ nào đó, miễn là quy trình cơ bản của công việc yêu cầu giao tiếp không đồng bộ, không cấu trúc suốt cả ngày.Ngược lại, khi quy trình này được phân tích một cách khách quan, có thể xuất hiện các cơ hội tốt hơn.Một quản lý từ công ty, tập trung vào việc tối đa hóa lợi nhuận từ vốn tư duy (cả cá nhân lẫn nhóm), có thể kết luận rằng mọi người sẽ hoạt động tốt hơn nếu thay vì tin nhắn, các cuộc họp đồng bộ trong 10 phút diễn ra hàng ngày lúc 12:00 và 16:00, trong đó có thể hiệu quả nhận câu trả lời cho câu hỏi và lập kế hoạch cho các hoạt động tiếp theo.Thay vì chỉ tập trung vào thói quen, giúp xử lý chúng trong các quy trình, hãy dành thêm một chút thời gian để đánh giá các quy trình làm việc của mình.