Quản lý dự án - ủy thác nhiệm vụ

Hôm nay, một ít vấn đề về phân công công việc. Phân công công việc là một yếu tố quan trọng cho sự lãnh đạo hiệu quả và quản lý thời gian. Đây là một kỹ năng chính, dù là quản lý dự án linh hoạt hay theo phương pháp đổ xô. Tầm quan trọng của nó đã được đề cập hàng nghìn lần. Ở đây, tôi sẽ sử dụng quyển sách tôi đang đọc, “7 Thói Quen của Người Hiệu Quả” của Stephen R.Covey. Để tập trung vào trách nhiệm cấp cao hơn, chúng ta cần thời gian để suy nghĩ sâu. Đó chính là lý do phân công công việc là phát minh quan trọng nhất để kéo dài ngày làm việc. Phân công công việc không chỉ là việc giao việc cho người khác, mà còn là việc ủy quyền cho họ chịu trách nhiệm về công việc của mình và phát triển kỹ năng của họ. Tất nhiên, chúng ta cũng phải phân biệt "phân công chỉ đạo công việc", nơi thành viên trong nhóm của chúng ta chỉ đóng vai trò như "chàng trai đi giao lời". Đây là nơi chúng ta không chỉ yêu cầu người khác mang lại kết quả, mà còn yêu cầu về phương pháp của chúng ta, điều này hạn chế sự sáng tạo và đổi mới. Đôi khi thành viên trong nhóm có thể nói với chúng ta, “chỉ cần nói cho tôi biết phải làm gì và tôi sẽ làm”. Mặt trái là "phân công công việc" tập trung vào việc phân công nhiệm vụ cụ thể đồng thời ủy quyền cho các thành viên ra quyết định và hành động để đạt được mục tiêu đó. Để đạt được kết quả mơ ước, đồng nghiệp của chúng tôi phải hiểu rõ những gì cần làm. Hãy nhớ tập trung vào kết quả chứ không phải phương pháp. Đây là một đầu tư đáng giá. Tuy nhiên, chúng ta cũng nên đề cập đến tất cả các hạn chế. Hướng dẫn phải rõ ràng. Các tài nguyên đủ đáng thiết cũng cần thiết để đạt được thành công. Những tài nguyên nào, ngoài việc hỗ trợ, mà một Quản lý Dự án có thể cung cấp? Điều này phụ thuộc vào tổ chức. Đôi khi, quản lý cao cấp có thể huy động để mở một ngân sách mới, dành nhiều thời gian hơn, hoặc cung cấp sự hỗ trợ trực tiếp thông qua cuộc trò chuyện với người giám sát của một thành viên trong nhóm. Để tạo ra trách nhiệm và hậu quả có thể xảy ra, tin nhắn của chúng ta cần rõ ràng. Một ví dụ về một công việc như viết một đơn đặt hàng hoặc cập nhật bảng thời gian nổi tiếng (bảng chấm công), nhưng cũng bao gồm việc chuẩn bị một bản trình bày với giải thích về những thay đổi kỹ thuật, có thể mất nhiều giờ. Tóm lại, phân công công việc tăng cường hiệu suất làm việc. Nhưng điều quan trọng là bạn không nên sợ hãi việc phân công công việc và điều này phải được thực hiện theo một số quy tắc nhất định, để không làm giảm tinh thần của nhóm, mà là tăng giá trị của họ.