Những người trong hệ thống thông tin

Tổ Chức Chức Năng Hệ Thống Thông TinVào những năm đầu của ngành công nghiệp máy tính, chức năng hệ thống thông tin (thường được gọi là "xử lý dữ liệu") thường được đặt trong bộ phận tài chính hoặc kế toán của tổ chức. Khi công nghệ máy tính trở nên quan trọng hơn, một chức năng hệ thống thông tin riêng biệt đã được hình thành, nhưng vẫn thường được đặt dưới sự điều hành của Tổng Giám Đốc Tài Chính và được xem là một chức năng hành chính của công ty. Đến những năm 1980 và 1990, khi các công ty bắt đầu mạng nội bộ và sau đó kết nối với Internet, chức năng hệ thống thông tin đã được kết hợp với các chức năng viễn thông và được chỉ định là Bộ Phận Công Nghệ Thông Tin (IT). Khi vai trò của công nghệ thông tin tiếp tục tăng lên, vị trí của nó trong tổ chức trở nên quan trọng hơn. Trong nhiều tổ chức ngày nay, người đứng đầu IT (CIO) báo cáo trực tiếp cho CEO.Phòng Hệ Thống Thông Tin Nên Đặt Ở Đâu Trong Tổ Chức?Trước sự ra đời của máy tính cá nhân, chức năng hệ thống thông tin đã được tập trung trong tổ chức để tối đa hóa việc kiểm soát các tài nguyên máy tính. Khi máy tính cá nhân bắt đầu phổ biến, nhiều bộ phận trong tổ chức nhìn vào đó là cơ hội để có được một số tài nguyên máy tính cho chính họ. Một số bộ phận đã tạo ra một nhóm hệ thống thông tin nội bộ, bao gồm các nhà phân tích hệ thống, lập trình viên, và thậm chí là các quản trị cơ sở dữ liệu. Những nhóm hệ thống thông tin bộ phận này đã cam kết để đáp ứng nhu cầu thông tin của bộ phận của họ, cung cấp thời gian phản hồi nhanh hơn và mức độ dịch vụ cao hơn so với một bộ phận IT tập trung. Tuy nhiên, việc có nhiều nhóm IS trong một tổ chức dẫn đến rất nhiều không hiệu quả. Bây giờ có nhiều người thực hiện cùng một công việc trong các bộ phận khác nhau. Sự phi trung ương này cũng dẫn đến dữ liệu công ty được lưu trữ ở nhiều nơi trên toàn công ty.Trong một số tổ chức, một cấu trúc báo cáo ma trận đã phát triển trong đó nhân viên IT được đặt trong một bộ phận và báo cáo cho cả quản lý bộ phận và quản lý chức năng trong IS. Các lợi ích của nhân viên IS đặc biệt cho mỗi bộ phận phải được cân nhắc so với nhu cầu kiểm soát hơn các nguồn thông tin chiến lược của công ty.Đối với nhiều công ty, những câu hỏi này được giải quyết bằng việc triển khai hệ thống ERP. Vì một hệ thống ERP kết hợp hầu hết các dữ liệu công ty trở lại một cơ sở dữ liệu duy nhất, việc triển khai một hệ thống ERP đòi hỏi các tổ chức phải tìm ra "nòng cốt" của dữ liệu để họ có thể tích hợp chúng trở lại hệ thống công ty. ERP cho phép các tổ chức lấy lại kiểm soát trên thông tin của họ và ảnh hưởng đến quyết định tổ chức trong toàn bộ công ty.Thuê NgoạiThường xuyên, một tổ chức cần một kỹ năng cụ thể trong một khoảng thời gian hạn chế. Thay vì đào tạo nhân viên hiện tại hoặc tuyển dụng nhân viên mới, có thể hợp lý hơn là thuê ngoại công việc đó. Việc thuê ngoại có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau trong chức năng hệ thống thông tin, chẳng hạn như thiết kế và tạo ra một trang web mới hoặc nâng cấp hệ thống ERP. Một số tổ chức nhìn vào việc thuê ngoại như một bước cắt giảm chi phí, hợp đồng toàn bộ một nhóm hoặc bộ phận.Mô Hình Tổ Chức MớiSự tích hợp của công nghệ thông tin đã ảnh hưởng đến cấu trúc của tổ chức. Khả năng tăng cường giao tiếp và chia sẻ thông tin đã dẫn đến việc "làm phẳng" cấu trúc tổ chức do việc loại bỏ một hoặc nhiều lớp quản lý.Cấu trúc tổ chức dựa trên mạng là một cấu trúc đã được thay đổi nhờ vào hệ thống thông tin. Trong một cấu trúc tổ chức dựa trên mạng, các nhóm nhân viên có thể làm việc độc lập một cách nào đó để hoàn thành một dự án. Những người có kỹ năng phù hợp được đưa lại với nhau cho một dự án và sau đó được phát hành để làm việc trên các dự án khác khi dự án đó kết thúc. Những nhóm này có một chút không chính thức và cho phép tất cả các thành viên của nhóm tối đa hóa hiệu quả của họ.Người Dùng Hệ Thống Thông Tin - Các Loại Người DùngNgoài những người làm việc để tạo ra, quản lý, và quản trị hệ thống thông tin, còn một nhóm người rất quan trọng khác, đó là người dùng hệ thống thông tin. Nhóm này đại diện cho một phần trăm rất lớn của số nhân viên trong một tổ chức. Nếu người dùng không thể học và sử dụng một hệ thống thông tin thành công, hệ thống đó sẽ định mệnh thất bại.Các loại người dùng áp dụng công nghệMột công cụ có thể được sử dụng để hiểu cách người dùng sẽ áp dụng một công nghệ mới xuất phát từ một nghiên cứu vào năm 1962 của Everett Rogers. Trong cuốn sách của mình, "Sự Lan Truyền của Sáng Kiến", Rogers nghiên cứu cách nông dân áp dụng các công nghệ mới và nhận thấy rằng tỉ lệ áp dụng bắt đầu chậm rồi tăng mạnh khi đạt tỉ lệ cụ thể nào đó. Ông nhận định có năm loại cụ thể của người áp dụng công nghệ:   Người sáng tạo. Người sáng tạo là những cá nhân đầu tiên áp dụng một công nghệ mới. Họ sẵn lòng chấp nhận rủi ro, tuổi trẻ nhất, có tầng lớp xã hội cao nhất, có tính thanh khoản tài chính cao, rất xã hội, và tiếp xúc gần nhất với các nguồn khoa học và giao tiếp với những người sáng tạo khác. Khả năng chịu rủi ro cao nên có sự sẵn lòng áp dụng các công nghệ có thể thất bại cuối cùng. Tài nguyên tài chính giúp hấp thụ những thất bại này. Người tiếp thu sớm. Những người tiếp thu sớm là những người áp dụng sáng kiến ngay sau khi một công nghệ đã được giới thiệu và chứng minh. Những cá nhân này có mức độ lãnh đạo ý kiến cao nhất so với các hạng mục áp dụng khác, điều này có nghĩa là những người tiếp thu này có thể ảnh hưởng đến ý kiến của đa số người khác. Tính cách bao gồm việc trẻ tuổi, có trạng thái xã hội cao, có khả năng thanh khoản tài chính cao, có học vấn cao, và nhận thức xã hội cao hơn so với những người tiếp thu sau. Những người tiếp thu này cẩn thận hơn trong việc chọn lựa áp dụng so với người sáng tạo, và nhận ra rằng sự lựa chọn cân nhắc về việc áp dụng sẽ giúp họ duy trì vị trí trung tâm giao tiếp. Đa số sớm. Các cá nhân trong hạng mục này áp dụng một sáng kiến sau một khoảng thời gian khác nhau. Thời gian áp dụng này đáng kể dài hơn so với người sáng tạo và người tiếp thu sớm. Nhóm này thường chậm hơn trong quá trình áp dụng, có trạng thái xã hội trên trung bình, có liên hệ với những người tiếp thu sớm, và hiếm khi giữ vị trí lãnh đạo ý kiến trong một hệ thống. Đa số muộn. Đa số muộn sẽ áp dụng một sáng kiến sau khi một thành viên trung bình của xã hội. Những cá nhân này tiếp cận một sự đổi mới với mức độ hoài nghi cao, có trạng thái xã hội dưới trung bình, ít thanh khoản tài chính, liên hệ với những người trong đa số muộn và đa số sớm, và thể hiện ít lãnh đạo ý kiến. Quá muộn. Các cá nhân trong hạng mục này là những người cuối cùng áp dụng một sáng kiến. Khác với những người trong các hạng mục trước, những cá nhân trong hạng mục này không có lãnh đạo ý kiến. Những cá nhân này thường có sự không thích sự thay đổi và có xu hướng già nua. Những người quá muộn thường tập trung vào "truyền thống", có thể có trạng thái xã hội thấp nhất và thanh khoản tài chính thấp nhất, lớn tuổi nhất so với tất cả các người áp dụng khác, và liên hệ chỉ với gia đình và bạn thân. Hình ảnh dưới đây của phần nàyCó thể dịch năm loại người dùng này thành người áp dụng công nghệ thông tin cũng, và cung cấp thông tin bổ sung về cách triển khai các hệ thống thông tin mới trong tổ chức. Ví dụ, khi triển khai một hệ thống mới, IT có thể muốn xác định người sáng tạo và người tiếp đầu nguyên trong tổ chức và làm việc với họ trước, sau đó tận dụng việc áp dụng của họ để thúc đẩy việc triển khai cho những người dùng khác.