Люди в информационных системах

Организация функции информационных систем

В начальные годы компьютеризации функция информационных систем (обычно называемая "обработкой данных") размещалась в финансовом или бухгалтерском отделе организации. По мере роста значимости компьютеризации была создана отдельная функция информационных систем, но обычно она все еще находилась под контролем главного финансового директора и рассматривалась как административная функция компании. К середине 1980-х и 1990-х годов, когда компании начали создавать внутренние сети и затем подключаться к Интернету, функции информационных систем были объединены с функциями телекоммуникаций и названы отделом информационных технологий (ИТ). По мере увеличения роли информационных технологий их место в организации стало более важным. Во многих компаниях сегодня руководитель ИТ (главный информационный офицер) непосредственно докладывает генеральному директору.

Где в организации должны находиться информационные системы?

До появления персонального компьютера функция информационных систем централизовалась в организациях для максимизации контроля над ресурсами компьютерной вычислительной техники. Когда ПК начал распространяться, многие отделы в организациях увидели в этом шанс получить некоторые ресурсы компьютерных технологий для себя. Некоторые отделы создавали внутренние группы информационных систем, включая системных аналитиков, программистов и администраторов баз данных. Эти отделы информационных систем были посвящены информационным потребностям своих отделов, обеспечивая более быструю обработку и более высокий уровень обслуживания, чем централизованный отдел ИТ. Однако наличие нескольких групп ИС в организации привело к большому количеству неэффективностей. Теперь было несколько человек, выполняющих одни и те же работы в разных отделах. Эта децентрализация также привела к хранению данных компании в разных местах по всему предприятию.

В некоторых организациях развилась матричная структура отчетности, в которой ИТ-персонал размещался в отделе и докладывал как руководству отдела, так и функциональному руководству в составе ИС. Преимущества наличия специализированного персонала по ИС для каждого отдела должны быть взвешены в соотношении с необходимостью большего контроля над стратегическими информационными ресурсами компании.

Для многих компаний эти вопросы решаются внедрением ERP-системы. Поскольку ERP-система консолидирует большую часть корпоративных данных в единую базу данных, внедрение ERP-системы требует от организаций нахождения "силосов" данных, чтобы их можно было интегрировать обратно в корпоративную систему. ERP позволяет организациям вернуть контроль над своей информацией и влиять на организационные решения по всей компании.

Аутсорсинг

Часто организации нуждаются в определенных навыках на ограниченный период времени. Вместо обучения существующих сотрудников или найма нового персонала может быть более логичным аутсорсить работу. Аутсорсинг может быть использован во многих различных ситуациях в функции информационных систем, таких как разработка и создание нового веб-сайта или обновление ERP-системы. Некоторые организации видят аутсорсинг как шаг по снижению затрат, заключая крупные контракты на аутсорсинг целых групп или отделов.

Новые модели организаций

Интеграция информационных технологий повлияла на структуру организаций. Увеличенная способность к общению и обмену информацией привела к "сглаживанию" структуры организации за счет удаления одного или нескольких уровней управления.

Одной из изменений, активированных информационными системами, является организационная структура на основе сети. В сетевой организационной структуре группы сотрудников могут работать относительно независимо для выполнения проекта. Люди с нужными навыками собираются вместе для выполнения проекта, а затем отпускаются для работы над другими проектами по завершении текущего. Эти группы являются относительно неформальными и позволяют всем членам группы максимально повысить их эффективность.

Пользователи информационных систем - типы пользователей

Помимо людей, работающих над созданием, администрированием и управлением информационными системами, существует еще одна крайне важная группа людей, а именно пользователи информационных систем. Эта группа представляет собой очень большой процент сотрудников организации. Если пользователь не сможет успешно изучить и использовать информационную систему, то система обречена на неудачу.

Типы пользователей по принятию технологий

Один инструмент, который можно использовать для понимания того, как пользователи будут принимать новую технологию, происходит из исследования 1962 года Эверетта Роджерса. В своей книге "Диффузия инноваций" Роджерс исследовал, как фермеры принимали новые технологии и заметил, что темп принятия начинался медленно, а затем резко увеличивался, когда принятие достигало определенного уровня. Он выделил 5 конкретных типов пользователей технологии:

• Инноваторы. Инноваторы - это первые лица, принимающие новую технологию. Инноваторы готовы к риску, молоды по возрасту, имеют высший социальный статус, обладают большой финансовой ликвидностью, очень общительны и имеют ближайшие контакты с научными источниками и взаимодействуют с другими инноваторами. Уровень терпимости к риску высок, поэтому есть готовность принять технологии, которые в конечном итоге могут оказаться неудачными. Финансовые ресурсы помогают поглотить эти провалы.
• Ранние приниматели. Ранние приниматели - это те, кто принимает инновацию вскоре после внедрения и доказательства технологии. У этих лиц высший уровень лидерства в мнениях среди других категорий принимателей, что означает, что эти приниматели могут повлиять на мнения большинства. Характеристики включают в себя молодой возраст, более высокий социальный статус, большую финансовую ликвидность, высшее образование и большую социальную осведомленность по сравнению с поздними принимателями. Эти приниматели более осторожны в выборе принятия, чем инноваторы, и понимают, что обдуманный выбор принятия поможет им поддерживать центральное положение в общении.
• Ранние большинство. Лица в этой категории принимают инновацию после определенного времени. Время принятия существенно дольше, чем у инноваторов и ранних принимателей. Эта группа склонна к более медленному процессу принятия, имеет выше средний социальный статус, имеет контакт с ранними принимателями, редко занимает позиции лидерства во мнениях в системе.
• Поздние большинство. Поздние большинство примет инновацию после среднего члена общества. Эти лица подходят к инновации с высокой степенью скептицизма, имеют ниже средний социальный статус, очень мало финансовой ликвидности, находятся в контакте с другими из позднего большинства и предыдущего большинства, и не проявляют практического лидерства во мнениях.
• Отстающие. Лица в этой категории последние, кто примет инновацию. В отличие от лиц предыдущих категорий, лица в этой категории не обладают лидерством во мнениях. Эти индивидуумы обычно имеют нежелание к агентам изменений и склонны быть более старшего возраста. Они обычно ориентированы на "традиции", склонны иметь наименьший социальный статус и наименьшую финансовую ликвидность, быть старше всех других принимателей, находиться в контакте только с семьей и близкими друзьями.

Эти пять типов пользователей могут быть переведены в принимателей информационных технологий, что может дать дополнительное представление о том, как внедрять новые информационные системы в организации. Например, при внедрении новой системы ИТ могут определить инноваторов и ранних принимателей в организации и начать работать с ними первыми, а затем использовать их принятие для стимулирования остальной части реализации среди других пользователей.