As pessoas em Sistemas de Informação
Organizando a Função de Sistemas de Informação
Nos primeiros anos da computação, a função de sistemas de informação (geralmente chamada de "processamento de dados") era colocada no departamento financeiro ou contábil da organização. À medida que a computação se tornava mais importante, uma função de sistemas de informação separada foi formada, mas ainda era geralmente colocada sob o diretor financeiro e considerada uma função administrativa da empresa. Nas décadas de 1980 e 1990, quando as empresas começaram a se conectar internamente e depois à Internet, a função de sistemas de informação foi combinada com as funções de telecomunicações e designada como departamento de Tecnologia da Informação (TI). Conforme o papel da tecnologia da informação continuou a aumentar, seu lugar na organização se tornou mais importante. Em muitas organizações hoje, o chefe de TI (CIO) reporta diretamente ao CEO.
Onde Deve Ser a IS na Organização?
Antes do surgimento do computador pessoal, a função de sistemas de informação era centralizada dentro das organizações para maximizar o controle sobre os recursos de computação. Quando o PC começou a proliferar, muitos departamentos dentro das organizações viram isso como uma chance de obter recursos de computação para si mesmos. Alguns departamentos criaram um grupo interno de sistemas de informação, completo com analistas de sistemas, programadores e até administradores de banco de dados. Esses grupos de SI departamentais eram dedicados às necessidades de informação de seus próprios departamentos, fornecendo rapidez e níveis mais altos de serviço do que um departamento centralizado de TI. No entanto, a existência de vários grupos de SI dentro de uma organização levou a muitas ineficiências. Agora havia várias pessoas desempenhando os mesmos cargos em diferentes departamentos. Essa descentralização também levou a dados da empresa sendo armazenados em vários lugares em toda a empresa.
Em algumas organizações, desenvolveu-se uma estrutura de relatórios matriciais em que o pessoal de TI era colocado dentro de um departamento e reportava tanto à gerência do departamento quanto à gerência funcional dentro de SI. As vantagens de pessoal de SI dedicado para cada departamento devem ser avaliadas em relação à necessidade de mais controle sobre os recursos de informação estratégica da empresa.
Para muitas empresas, essas questões são resolvidas pela implementação do sistema ERP. Como um sistema ERP consolida a maioria dos dados corporativos de volta para um único banco de dados, a implementação de um sistema ERP requer que as organizações encontrem "silos" de dados para que possam integrá-los de volta ao sistema corporativo. O ERP permite às organizações recuperar o controle de suas informações e influencia as decisões organizacionais em toda a empresa.
Terceirização
Frequentemente, uma organização precisa de uma habilidade específica por um período limitado de tempo. Em vez de treinar funcionários existentes ou contratar novos funcionários, pode fazer mais sentido terceirizar o trabalho. A terceirização pode ser usada em muitas situações diferentes dentro da função de sistemas de informação, como o design e criação de um novo site ou a atualização de um sistema ERP. Algumas organizações veem a terceirização como uma medida de corte de custos, contratando um grupo ou departamento inteiro.
Novos Modelos de Organizações
A integração da tecnologia da informação influenciou a estrutura das organizações. A capacidade aumentada de comunicar e compartilhar informações levou a um "achatamento" da estrutura organizacional devido à remoção de uma ou mais camadas de gerenciamento.
A estrutura organizacional baseada em rede é outra mudança permitida pelos sistemas de informação. Em uma estrutura organizacional baseada em rede, grupos de funcionários podem trabalhar de forma um pouco independente para realizar um projeto. Pessoas com as habilidades certas são reunidas para um projeto e depois liberadas para trabalhar em outros projetos quando aquele projeto é concluído. Esses grupos são um pouco informais e permitem que todos os membros do grupo maximizem sua eficácia.
Usuários de Sistemas de Informação - Tipos de Usuários
Além das pessoas que trabalham para criar, administrar e gerenciar sistemas de informação, há mais um grupo extremamente importante de pessoas, ou seja, os usuários de sistemas de informação. Este grupo representa uma porcentagem muito grande dos funcionários de uma organização. Se o usuário não for capaz de aprender e usar com sucesso um sistema de informação, o sistema está fadado ao fracasso.
Tipos de usuários na adoção de tecnologia
Uma ferramenta que pode ser usada para entender como os usuários adotarão uma nova tecnologia vem de um estudo de 1962 de Everett Rogers. Em seu livro, Difusão da Inovação, Rogers estudou como os agricultores adotavam novas tecnologias e observou que a taxa de adoção começava lentamente e depois aumentava dramaticamente uma vez que a adoção atingia um certo ponto. Ele identificou cinco tipos específicos de adotantes de tecnologia:
- Inovadores. Os inovadores são os primeiros indivíduos a adotar uma nova tecnologia. Os inovadores estão dispostos a correr riscos, são os mais jovens, têm a classe social mais alta, têm grande liquidez financeira, são muito sociais e têm o contato mais próximo com fontes científicas e interações com outros inovadores. A tolerância ao risco é alta, então há uma disposição para adotar tecnologias que podem eventualmente falhar. Os recursos financeiros ajudam a absorver esses fracassos.
- Adotantes iniciais. Os adotantes iniciais são aqueles que adotam a inovação logo após a introdução e comprovação de uma tecnologia. Esses indivíduos têm o mais alto grau de liderança de opinião entre as outras categorias de adotantes, o que significa que esses adotantes podem influenciar as opiniões da maioria. As características incluem ser mais jovens, ter um status social mais alto, possuir mais liquidez financeira, ter educação avançada e ser mais consciente socialmente do que os adotantes posteriores. Esses adotantes são mais discretos em suas escolhas de adoção do que os inovadores e percebem que a escolha criteriosa de adoção os ajudará a manter uma posição de comunicação central.
- Adotantes precoces. Indivíduos nesta categoria adotam uma inovação após um tempo variável. Este tempo de adoção é significativamente maior do que o dos inovadores e adotantes iniciais. Este grupo tende a ser mais lento no processo de adoção, tem um status social acima da média, tem contato com adotantes iniciais e raramente ocupa posições de liderança de opinião em um sistema.
- Adotantes tardios. A maioria tardia adotará uma inovação após o membro médio da sociedade. Esses indivíduos abordam uma inovação com um alto grau de ceticismo, têm status social abaixo da média, muito pouca liquidez financeira, têm contato com outras pessoas na maioria tardia e na maioria inicial e mostram muito pouca liderança de opinião.
- Atrasados. Indivíduos nesta categoria são os últimos a adotar uma inovação. Ao contrário dos das categorias anteriores, os indivíduos nessa categoria não mostram liderança de opinião. Esses indivíduos normalmente têm uma aversão a agentes de mudança e tendem a ser mais velhos. Os atrasados normalmente são focados em "tradições", provavelmente têm o status social mais baixo e a liquidez financeira mais baixa, são os mais velhos de todos os outros adotantes e têm contato apenas com familiares e amigos próximos.
Esses cinco tipos de usuários podem ser traduzidos para adotantes de tecnologia da informação também e fornecem mais insights sobre como implementar novos sistemas de informação dentro da organização. Por exemplo, ao lançar um novo sistema, a TI pode querer identificar os inovadores e adotantes iniciais dentro da organização e trabalhar com eles primeiro, para então aproveitar sua adoção para impulsionar o restante da implementação para os outros usuários.
Organizando a Função de Sistemas de Informação
Nos primeiros anos da computação, a função de sistemas de informação (geralmente chamada de "processamento de dados") era colocada no departamento financeiro ou contábil da organização. À medida que a computação se tornava mais importante, uma função de sistemas de informação separada foi formada, mas ainda era geralmente colocada sob o diretor financeiro e considerada uma função administrativa da empresa. Nas décadas de 1980 e 1990, quando as empresas começaram a se conectar internamente e depois à Internet, a função de sistemas de informação foi combinada com as funções de telecomunicações e designada como departamento de Tecnologia da Informação (TI). Conforme o papel da tecnologia da informação continuou a aumentar, seu lugar na organização se tornou mais importante. Em muitas organizações hoje, o chefe de TI (CIO) reporta diretamente ao CEO.
Onde Deve Ser a IS na Organização?
Antes do surgimento do computador pessoal, a função de sistemas de informação era centralizada dentro das organizações para maximizar o controle sobre os recursos de computação. Quando o PC começou a proliferar, muitos departamentos dentro das organizações viram isso como uma chance de obter recursos de computação para si mesmos. Alguns departamentos criaram um grupo interno de sistemas de informação, completo com analistas de sistemas, programadores e até administradores de banco de dados. Esses grupos de SI departamentais eram dedicados às necessidades de informação de seus próprios departamentos, fornecendo rapidez e níveis mais altos de serviço do que um departamento centralizado de TI. No entanto, a existência de vários grupos de SI dentro de uma organização levou a muitas ineficiências. Agora havia várias pessoas desempenhando os mesmos cargos em diferentes departamentos. Essa descentralização também levou a dados da empresa sendo armazenados em vários lugares em toda a empresa.
Em algumas organizações, desenvolveu-se uma estrutura de relatórios matriciais em que o pessoal de TI era colocado dentro de um departamento e reportava tanto à gerência do departamento quanto à gerência funcional dentro de SI. As vantagens de pessoal de SI dedicado para cada departamento devem ser avaliadas em relação à necessidade de mais controle sobre os recursos de informação estratégica da empresa.
Para muitas empresas, essas questões são resolvidas pela implementação do sistema ERP. Como um sistema ERP consolida a maioria dos dados corporativos de volta para um único banco de dados, a implementação de um sistema ERP requer que as organizações encontrem "silos" de dados para que possam integrá-los de volta ao sistema corporativo. O ERP permite às organizações recuperar o controle de suas informações e influencia as decisões organizacionais em toda a empresa.
Terceirização
Frequentemente, uma organização precisa de uma habilidade específica por um período limitado de tempo. Em vez de treinar funcionários existentes ou contratar novos funcionários, pode fazer mais sentido terceirizar o trabalho. A terceirização pode ser usada em muitas situações diferentes dentro da função de sistemas de informação, como o design e criação de um novo site ou a atualização de um sistema ERP. Algumas organizações veem a terceirização como uma medida de corte de custos, contratando um grupo ou departamento inteiro.
Novos Modelos de Organizações
A integração da tecnologia da informação influenciou a estrutura das organizações. A capacidade aumentada de comunicar e compartilhar informações levou a um "achatamento" da estrutura organizacional devido à remoção de uma ou mais camadas de gerenciamento.
A estrutura organizacional baseada em rede é outra mudança permitida pelos sistemas de informação. Em uma estrutura organizacional baseada em rede, grupos de funcionários podem trabalhar de forma um pouco independente para realizar um projeto. Pessoas com as habilidades certas são reunidas para um projeto e depois liberadas para trabalhar em outros projetos quando aquele projeto é concluído. Esses grupos são um pouco informais e permitem que todos os membros do grupo maximizem sua eficácia.
Usuários de Sistemas de Informação - Tipos de Usuários
Além das pessoas que trabalham para criar, administrar e gerenciar sistemas de informação, há mais um grupo extremamente importante de pessoas, ou seja, os usuários de sistemas de informação. Este grupo representa uma porcentagem muito grande dos funcionários de uma organização. Se o usuário não for capaz de aprender e usar com sucesso um sistema de informação, o sistema está fadado ao fracasso.
Tipos de usuários na adoção de tecnologia
Uma ferramenta que pode ser usada para entender como os usuários adotarão uma nova tecnologia vem de um estudo de 1962 de Everett Rogers. Em seu livro, Difusão da Inovação, Rogers estudou como os agricultores adotavam novas tecnologias e observou que a taxa de adoção começava lentamente e depois aumentava dramaticamente uma vez que a adoção atingia um certo ponto. Ele identificou cinco tipos específicos de adotantes de tecnologia:
- Inovadores. Os inovadores são os primeiros indivíduos a adotar uma nova tecnologia. Os inovadores estão dispostos a correr riscos, são os mais jovens, têm a classe social mais alta, têm grande liquidez financeira, são muito sociais e têm o contato mais próximo com fontes científicas e interações com outros inovadores. A tolerância ao risco é alta, então há uma disposição para adotar tecnologias que podem eventualmente falhar. Os recursos financeiros ajudam a absorver esses fracassos.
- Adotantes iniciais. Os adotantes iniciais são aqueles que adotam a inovação logo após a introdução e comprovação de uma tecnologia. Esses indivíduos têm o mais alto grau de liderança de opinião entre as outras categorias de adotantes, o que significa que esses adotantes podem influenciar as opiniões da maioria. As características incluem ser mais jovens, ter um status social mais alto, possuir mais liquidez financeira, ter educação avançada e ser mais consciente socialmente do que os adotantes posteriores. Esses adotantes são mais discretos em suas escolhas de adoção do que os inovadores e percebem que a escolha criteriosa de adoção os ajudará a manter uma posição de comunicação central.
- Adotantes precoces. Indivíduos nesta categoria adotam uma inovação após um tempo variável. Este tempo de adoção é significativamente maior do que o dos inovadores e adotantes iniciais. Este grupo tende a ser mais lento no processo de adoção, tem um status social acima da média, tem contato com adotantes iniciais e raramente ocupa posições de liderança de opinião em um sistema.
- Adotantes tardios. A maioria tardia adotará uma inovação após o membro médio da sociedade. Esses indivíduos abordam uma inovação com um alto grau de ceticismo, têm status social abaixo da média, muito pouca liquidez financeira, têm contato com outras pessoas na maioria tardia e na maioria inicial e mostram muito pouca liderança de opinião.
- Atrasados. Indivíduos nesta categoria são os últimos a adotar uma inovação. Ao contrário dos das categorias anteriores, os indivíduos nessa categoria não mostram liderança de opinião. Esses indivíduos normalmente têm uma aversão a agentes de mudança e tendem a ser mais velhos. Os atrasados normalmente são focados em "tradições", provavelmente têm o status social mais baixo e a liquidez financeira mais baixa, são os mais velhos de todos os outros adotantes e têm contato apenas com familiares e amigos próximos.
Esses cinco tipos de usuários podem ser traduzidos para adotantes de tecnologia da informação também e fornecem mais insights sobre como implementar novos sistemas de informação dentro da organização. Por exemplo, ao lançar um novo sistema, a TI pode querer identificar os inovadores e adotantes iniciais dentro da organização e trabalhar com eles primeiro, para então aproveitar sua adoção para impulsionar o restante da implementação para os outros usuários.
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