Zarządzanie projektami – delegowanie zadań

Dzisiaj coś o delegowaniu zadań.

Delegowanie zadań ma kluczowe znaczenie dla skutecznego przywództwa i zarządzania czasem. Jest to kluczowa umiejętność, niezależnie od tego, czy jest to zwinne zarządzanie projektami, czy wodospad. O jego znaczeniu wspominano tysiące razy. Tutaj posłużę się książką, którą aktualnie czytam, „7 nawyków skutecznego działania” autorstwa Stephena R. Coveya. Aby skupić się na obowiązkach wyższego rzędu, potrzebujemy czasu na głębokie przemyślenia. Dlatego delegowanie zadań jest najważniejszym wynalazkiem wydłużającym dzień pracy.

Delegowanie polega nie tylko na przydzielaniu zadań innym, ale raczej na umożliwieniu im wzięcia odpowiedzialności za swoją pracę i rozwijania swoich umiejętności.

Oczywiście wyróżniamy również „delegację chłopca na posyłki”, gdzie członek naszego zespołu pełni rolę „chłopców na posyłki”, realizując zadania bez znaczącego wpływu na ogólny sukces projektu. W tym miejscu nie tylko prosimy ludzi o jakieś wyniki, ale także wymagamy naszej metodologii, co zabija innowacyjność i kreatywność. Czasami członek zespołu może nam powiedzieć: „Po prostu powiedz mi, co mam zrobić, a ja to zrobię”.

Przeciwieństwem jest „delegowanie zadań”, które koncentruje się na delegowaniu określonych zadań, jednocześnie wzmacniając członków do podejmowania decyzji i podejmowania działań w celu ich osiągnięcia. Aby osiągnąć wymarzone rezultaty, nasi współpracownicy muszą mieć jasne zrozumienie tego, co jest potrzebne. Pamiętaj, skup się na wynikach, a nie na metodzie. To inwestycja, która się zwraca. Niemniej jednak powinniśmy wspomnieć o wszystkich ograniczeniach. Wytyczne muszą być jasne.

Do osiągnięcia sukcesu potrzebne są również odpowiednie zasoby. Jakie zasoby, poza swoim wsparciem, może zapewnić Project Manager? To zależy od organizacji. Czasami najwyższe kierownictwo można przekonać do otwarcia nowego budżetu, poświęcenia większej ilości czasu lub zapewnienia wsparcia na miejscu poprzez dyskusję z przełożonym członka zespołu.

Aby ustalić odpowiedzialność i możliwe konsekwencje, nasz przekaz musi być jasny. Przykładem takiego zadania może być stworzenie zamówienia lub aktualizacja znanego harmonogramu (timesheet), ale także przygotowanie prezentacji z objaśnieniami zmian technicznych, co może zająć więcej niż kilka godzin.

Podsumowując, delegowanie zadań zwiększa efektywność pracy. Ale co jest ważne. Nie należy bać się delegowania zadań i powinno to odbywać się według pewnych zasad, tak aby nie obniżać morale zespołu, ale podnosić jego wartość.