Projectbeheer - taken delegeren

Vandaag iets over het delegeren van taken. Het delegeren van taken is een cruciaal onderdeel van effectief leiderschap en tijdmanagement. Dit is een essentiële vaardigheid, of het nu gaat om agile projectmanagement of watervalmethoden. De belangrijkheid ervan is al duizenden keren genoemd. Hier zal ik het boek dat ik momenteel aan het lezen ben, "De 7 eigenschappen van effectief leiderschap" van Stephen R. Covey, gebruiken. Om ons te kunnen focussen op hogere taken, hebben we tijd nodig voor diepgaand denken. Daarom is het delegeren van taken de belangrijkste uitvinding om de werkdag te verlengen. Delegeren gaat niet alleen over het toewijzen van taken aan anderen, maar eerder over hen te machtigen om verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk en hun vaardigheden te ontwikkelen. Natuurlijk maken we ook onderscheid tussen "klusjesjongen delegatie", waar ons teamlid optreedt als "klusjesjongen", taken uitvoerend zonder een significante impact te hebben op het algehele succes van het project. Hier vragen we niet alleen om resultaten van mensen, maar eisen ook onze methodologie, wat innovatie en creativiteit doodt. Soms kunnen teamleden ons vertellen: "vertel me gewoon wat ik moet doen en ik zal het doen". Het tegenovergestelde hiervan is "taakdelegatie", waarbij de focus ligt op het delegeren van specifieke taken terwijl leden worden gemachtigd om beslissingen te nemen en acties te ondernemen om ze te bereiken. Om de gewenste resultaten te behalen is het belangrijk dat onze collega's een duidelijk begrip hebben van wat er nodig is. Onthoud: focus op resultaten, niet op methode. Dit is een investering die zichzelf terugbetaalt. Toch moeten alle beperkingen worden genoemd. Richtlijnen moeten duidelijk zijn. Er zijn ook voldoende middelen nodig om succes te bereiken. Welke middelen, naast ondersteuning, kan een projectmanager bieden? Dat hangt af van de organisatie. Af en toe kan het hoger management worden overtuigd om een nieuw budget te openen, meer tijd te besteden, of on-site ondersteuning te bieden via een gesprek met de supervisor van een teamlid. Om verantwoordelijkheid en mogelijke gevolgen vast te stellen, moet onze boodschap duidelijk zijn. Een voorbeeld van zo'n taak kan het maken van een bestelling of het bijwerken van een bekende planning (tijdschema) zijn, maar ook het voorbereiden van een presentatie met uitleg van technische wijzigingen, wat meer dan een paar uur kan duren. Samengevat, het delegeren van taken verhoogt de efficiëntie op het werk. Maar wat belangrijk is, is dat je niet bang moet zijn om taken te delegeren en dat dit volgens bepaalde regels moet gebeuren, zodat de moraal van het team niet daalt, maar hun eigen waarde wordt verhoogd.