De mensen in informatiesystemen.

Organiseren van de Informatiesystemenfunctie

In de vroege jaren van de computerwereld werd de informatiesystemenfunctie (doorgaans "gegevensverwerking" genoemd) geplaatst in de financiële of boekhoudafdeling van de organisatie. Naarmate computers belangrijker werden, werd een aparte informatiesystemenfunctie gevormd, maar deze stond nog steeds doorgaans onder de Chief Financial Officer en werd beschouwd als een administratieve functie van het bedrijf. In de jaren 80 en 90, toen bedrijven intern begonnen te netwerken en vervolgens verbinding maakten met het internet, werd de informatiesystemenfunctie samengevoegd met de telecommunicatiefuncties en aangeduid als de Informatietechnologie (IT) afdeling. Naarmate de rol van informatietechnologie bleef toenemen, werd de plek ervan binnen de organisatie steeds belangrijker. In veel organisaties rapporteert het hoofd van IT (de CIO) tegenwoordig rechtstreeks aan de CEO.

Waar in de Organisatie Moet IS Zijn?

Voor de komst van de personal computer was de informatiesystemenfunctie gecentraliseerd binnen organisaties om controle over computermiddelen te maximaliseren. Toen de PC begon te prolifereren, zagen veel afdelingen binnen organisaties het als een kans om zelf wat computermiddelen te verkrijgen. Sommige afdelingen creëerden een interne informatiesystemengroep, compleet met systeemanalisten, programmeurs en zelfs database-beheerders. Deze afdelings-IS-groepen waren gewijd aan de informatiebehoeften van hun eigen afdelingen, waardoor er snellere doorlooptijden waren en hogere serviceniveaus dan bij een gecentraliseerde IT-afdeling. Echter, het hebben van meerdere IS-groepen binnen een organisatie leidde tot veel inefficiënties. Nu waren er meerdere mensen die dezelfde taken uitvoerden in verschillende afdelingen. Deze decentralisatie leidde er ook toe dat bedrijfsgegevens op meerdere plaatsen in het bedrijf werden opgeslagen.

In sommige organisaties ontwikkelde zich een matrixrapportagestructuur waarbij IT-personeel binnen een afdeling werd geplaatst en rapporteerde aan zowel het afdelingsmanagement als het functionele management binnen IS. De voordelen van toegewijd IS-personeel voor elke afdeling moeten afgewogen worden tegen de behoefte aan meer controle over de strategische informatiebronnen van het bedrijf.

Voor veel bedrijven worden deze vragen opgelost door de implementatie van het ERP-systeem. Omdat een ERP-systeem de meeste bedrijfsgegevens consolideert tot een enkele database, vereist de implementatie van een ERP-systeem dat organisaties "silo's" van gegevens vinden zodat ze kunnen integreren in het bedrijfssysteem. Het ERP stelt organisaties in staat weer controle te krijgen over hun informatie en beïnvloedt daarmee de organisatorische beslissingen in het hele bedrijf.

Uitbesteding

Vaak heeft een organisatie een specifieke vaardigheid nodig voor een beperkte periode. In plaats van bestaande medewerkers op te leiden of nieuwe medewerkers aan te nemen, kan het zinvoller zijn om het werk uit te besteden. Uitbesteding kan in veel verschillende situaties binnen de informatiesystemenfunctie worden gebruikt, zoals het ontwerp en de creatie van een nieuwe website of de upgrade van een ERP-systeem. Sommige organisaties zien uitbesteding als een kostenbesparende zet door een hele groep of afdeling uit te besteden.

Nieuwe Modellen van Organisaties

De integratie van informatietechnologie heeft invloed gehad op de structuur van organisaties. Het toenemende vermogen om te communiceren en informatie te delen heeft geleid tot een "afvlakking" van de organisatiestructuur door het verwijderen van een of meer managementlagen.

De op netwerken gebaseerde organisatiestructuur is een ander verandering mogelijk gemaakt door informatiesystemen. In een op netwerken gebaseerde organisatiestructuur kunnen groepen werknemers enigszins zelfstandig werken om een project te voltooien. Mensen met de juiste vaardigheden worden samengebracht voor een project en daarna vrijgelaten om aan andere projecten te werken wanneer dat project is voltooid. Deze groepen zijn enigszins informeel en stellen alle leden in staat hun effectiviteit te maximaliseren.

Gebruikers van Informatiesystemen - Soorten Gebruikers

Nog naast de mensen die werken aan het creëren, beheren en beheren van informatiesystemen, is er nog een zeer belangrijke groep mensen, namelijk de gebruikers van informatiesystemen. Deze groep vertegenwoordigt een zeer groot percentage van de medewerkers van een organisatie. Als een gebruiker niet in staat is om met succes een informatiesysteem te leren en gebruiken, is het systeem gedoemd te mislukken.

Gebruikerstypen voor technologie-adoptie

Een tool die kan worden gebruikt om te begrijpen hoe gebruikers een nieuwe technologie zullen adopteren, komt uit een studie uit 1962 van Everett Rogers. In zijn boek, Diffusion of Innovation, onderzocht Rogers hoe boeren nieuwe technologieën adopteerden en merkte op dat de adoptiesnelheid langzaam begon en vervolgens dramatisch toenam zodra de adoptie een bepaald punt bereikte. Hij identificeerde vijf specifieke soorten technologie-adopters:

• Innovators. Innovators zijn de eerste individuen die een nieuwe technologie adopteren. Innovators zijn bereid risico's te nemen, zijn de jongsten, hebben de hoogste sociale klasse, hebben een grote financiële liquiditeit, zijn zeer sociaal en hebben het grootste contact met wetenschappelijke bronnen en interactie met andere innovators. Risicotolerantie is hoog dus er is een bereidheid om technologieën te adopteren die uiteindelijk kunnen mislukken. Financiële middelen helpen bij het absorberen van deze mislukkingen.
• Vroege adopters. De vroege adopters zijn degenen die innovatie snel aannemen nadat een technologie is geïntroduceerd en bewezen is. Deze individuen hebben het hoogste niveau van opinieleiderschap onder de andere adoptiecategorieën, wat betekent dat deze adopters de meningen van de grootste meerderheid kunnen beïnvloeden. Kenmerken zijn jonger zijn, een hogere sociale status hebben, meer financiële liquiditeit hebben, een gevorderd onderwijs hebben en maatschappelijk bewuster zijn dan latere adopters. Deze adoptanten zijn discreter in hun adoptiekeuzes dan innovators, en realiseren zich dat een verstandige keuze van adoptie hen zal helpen een centrale communicatiepositie te behouden.
• Vroege meerderheid. Individuen in deze categorie adopteren een innovatie na een variërende tijd. Deze adoptietijd is aanzienlijk langer dan die van de innovators en de vroege adopters. Deze groep is trager in het adoptieproces, heeft een bovengemiddelde sociale status, heeft contact met vroege adopters en heeft zelden een opinieleiderspositie in een systeem.
• Laatste meerderheid. De laatste meerderheid zal een innovatie adopteren na het gemiddelde lid van de samenleving. Deze individuen benaderen een innovatie met een hoog niveau van scepsis, hebben een ondergemiddelde sociale status, zeer weinig financiële liquiditeit, hebben contact met anderen in de laatste meerderheid en de vroege meerderheid, en tonen zeer weinig opinieleiderschap.
• Achterlopers. Individuen in deze categorie zijn de laatsten die een innovatie adopteren. In tegenstelling tot degenen in de vorige categorieën, tonen individuen in deze categorie geen opinieleiderschap. Deze individuen hebben typisch een afkeer van veranderingsagenten en zijn geneigd tot "tradities", hebben waarschijnlijk de laagste sociale status en de laagste financiële liquiditeit, zijn de oudsten van alle andere adoptanten, en hebben alleen contact met familie en naaste vrienden.

De afbeelding volgt hieronder voor dit gedeelte

Deze vijf soorten gebruikers kunnen ook worden vertaald naar technologie-adoptanten en bieden aanvullend inzicht in hoe nieuwe informatiesystemen binnen de organisatie kunnen worden geïmplementeerd. Bijvoorbeeld, bij het uitrollen van een nieuw systeem, kan IT de innovators en vroege adoptanten binnen de organisatie identificeren en met hen samenwerken, om vervolgens hun adoptie te gebruiken om de rest van de implementatie te sturen voor de andere gebruikers.