Manajemen Proyek - menugaskan tugas

Hari ini tentang sesuatu mengenai penugasan tugas. Menugaskan tugas adalah hal yang kritis untuk kepemimpinan yang efektif dan manajemen waktu. Ini adalah keterampilan kunci, apakah itu manajemen proyek yang agile atau waterfall. Pentingnya telah disebutkan ribuan kali. Di sini saya akan menggunakan buku yang sedang saya baca saat ini, “The 7 Habits of Highly Effective People” karya Stephen R. Covey. Untuk fokus pada tanggung jawab tingkat tinggi kita perlu memiliki waktu untuk pemikiran mendalam. Itulah mengapa menugaskan tugas adalah penemuan paling penting untuk memperpanjang hari kerja. Menugaskan tidak hanya tentang memberikan tugas kepada orang lain, tetapi lebih tentang memberdayakan mereka untuk bertanggung jawab atas pekerjaan mereka dan mengembangkan keterampilan mereka. Tentu saja kita juga membedakan "delegasi pelayan", di mana anggota tim kita bertindak sebagai "pelayan", melaksanakan tugas tanpa memiliki dampak signifikan pada keberhasilan proyek secara keseluruhan. Di sinilah kita tidak hanya meminta orang untuk beberapa hasil, tetapi juga menuntut metodologi kita, yang membunuh inovasi dan kreativitas. Kadang-kadang anggota tim bisa memberi tahu kita, “cukup katakan apa yang harus saya lakukan dan saya akan melakukannya”. Kebalikannya adalah "delegasi tugas" yang berfokus pada menugaskan tugas tertentu sambil memberdayakan anggota untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk mencapainya. Untuk mencapai hasil yang diinginkan rekan kerja kita harus memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diperlukan. Ingatlah fokus pada hasil bukan metode. Ini adalah investasi yang menguntungkan. Namun kita juga harus menyebutkan semua pembatasan. Pedoman harus jelas. Sumber daya yang memadai juga diperlukan untuk mencapai kesuksesan. Sumber daya apa, selain dukungannya, yang dapat disediakan oleh Manajer Proyek? Itu tergantung pada organisasi. Terkadang, manajemen puncak dapat dipersuasi untuk membuka anggaran baru, menghabiskan lebih banyak waktu, atau memberikan dukungan di tempat melalui diskusi dengan supervisor anggota tim. Untuk menetapkan tanggung jawab dan konsekuensi yang mungkin, pesan kita harus jelas. Contoh dari tugas tersebut bisa mencakup membuat pesanan atau memperbarui jadwal terkenal (timesheet), tetapi juga menyiapkan presentasi dengan penjelasan tentang perubahan teknis, yang bisa memakan waktu lebih dari beberapa jam. Secara singkat, menugaskan tugas meningkatkan efisiensi kerja. Tetapi yang penting adalah Anda tidak boleh takut untuk menugaskan tugas dan harus dilakukan sesuai dengan aturan tertentu, agar tidak menurunkan semangat tim, tetapi meningkatkan nilai mereka sendiri.