Las personas en sistemas de información

Organizando la función de sistemas de información

En los primeros años de la informática, la función de sistemas de información (generalmente llamada "procesamiento de datos") se ubicaba en el departamento de finanzas o contabilidad de la organización. A medida que la informática se volvía más importante, se formó una función de sistemas de información separada, pero generalmente se ubicaba bajo el Director Financiero y se consideraba una función administrativa de la empresa. En la década de 1980 y 1990, cuando las empresas comenzaron a conectarse en red internamente y luego a internet, la función de sistemas de información se combinó con las funciones de telecomunicaciones y se designó como el departamento de Tecnología de la Información (TI). A medida que el papel de la tecnología de la información continuaba aumentando, su lugar en la organización se volvía más importante. En muchas organizaciones hoy en día, el jefe de TI (el CIO) informa directamente al CEO.

¿Dónde debe estar ubicado IS dentro de la organización?

Antes de la aparición de la computadora personal, la función de sistemas de información estaba centralizada dentro de las organizaciones para maximizar el control sobre los recursos informáticos. Cuando las PC comenzaron a proliferar, muchos departamentos dentro de las organizaciones vieron la posibilidad de obtener recursos informáticos para ellos mismos. Algunos departamentos crearon un grupo interno de sistemas de información, completo con analistas de sistemas, programadores e incluso administradores de bases de datos. Estos grupos de SI departamentales se dedicaban a las necesidades de información de sus propios departamentos, proporcionando una respuesta más rápida y un nivel más alto de servicio que un departamento de TI centralizado. Sin embargo, tener varios grupos de SI dentro de una organización llevó a muchas ineficiencias. Ahora había varias personas desempeñando los mismos trabajos en diferentes departamentos. Esta descentralización también llevó a que los datos de la empresa se almacenaran en varios lugares de la compañía.

En algunas organizaciones se desarrolló una estructura de informes matricial en la que el personal de TI se ubicaba dentro de un departamento y reportaba tanto a la gerencia del departamento como a la gerencia funcional dentro de SI. Las ventajas del personal de SI dedicado para cada departamento deben sopesarse con la necesidad de más control sobre los recursos de información estratégica de la empresa.

Para muchas empresas, estas preguntas se resuelven mediante la implementación del sistema ERP. Como un sistema ERP consolida la mayoría de los datos corporativos en una base de datos única, la implementación de un sistema ERP requiere que las organizaciones encuentren "silos" de datos para integrarlos nuevamente en el sistema corporativo. El ERP permite a las organizaciones recuperar el control de su información e influir en las decisiones organizativas en toda la empresa.

Externalización

Frecuentemente, una organización necesita una habilidad específica por un período de tiempo limitado. En lugar de capacitar a los empleados existentes o contratar nuevo personal, puede tener más sentido externalizar el trabajo. La externalización puede ser utilizada en muchas situaciones diferentes dentro de la función de sistemas de información, como el diseño y creación de un nuevo sitio web o la actualización de un sistema ERP. Algunas organizaciones ven la externalización como un movimiento para reducir costos, contratando un grupo o departamento completo.

Nuevos Modelos de Organizaciones

La integración de tecnología de la información ha influenciado la estructura de las organizaciones. La mayor habilidad para comunicarse y compartir información ha llevado a un "aplanamiento" de la estructura organizativa debido a la eliminación de una o más capas de gestión.

La estructura organizativa basada en redes es otro cambio habilitado por los sistemas de información. En una estructura organizativa basada en redes, grupos de empleados pueden trabajar de manera algo independiente para lograr un proyecto. Las personas con las habilidades adecuadas se reúnen para un proyecto y luego se liberan para trabajar en otros proyectos cuando ese proyecto ha terminado. Estos grupos son algo informales y permiten que todos los miembros del grupo maximicen su efectividad.

Usuarios de Sistemas de Información - Tipos de Usuarios

Además de las personas que trabajan para crear, administrar y gestionar sistemas de información, hay otro grupo de personas extremadamente importante, es decir, los usuarios de sistemas de información. Este grupo representa un porcentaje muy alto de los empleados de una organización. Si el usuario no puede aprender y utilizar con éxito un sistema de información, el sistema está condenado al fracaso.

Tipos de usuarios según la adopción de tecnología

Una herramienta que se puede utilizar para entender cómo los usuarios adoptarán una nueva tecnología proviene de un estudio de 1962 realizado por Everett Rogers. En su libro "La difusión de la innovación", Rogers estudió cómo los granjeros adoptaban nuevas tecnologías y notó que la tasa de adopción comenzaba lentamente y luego aumentaba drásticamente una vez que la adopción alcanzaba cierto punto. Identificó cinco tipos específicos de adoptantes de tecnología:

• Innovadores. Los innovadores son los primeros individuos en adoptar una nueva tecnología. Los innovadores están dispuestos a correr riesgos, son los más jóvenes, tienen la clase social más alta, tienen gran liquidez financiera, son muy sociales y tienen el contacto más cercano con fuentes científicas e interacción con otros innovadores. La tolerancia al riesgo es alta, por lo que hay una disposición a adoptar tecnologías que pueden fallar en última instancia. Los recursos financieros ayudan a absorber estos fallos.
• Adoptantes tempranos. Los adoptantes tempranos son aquellos que adoptan la innovación poco después de que una tecnología ha sido introducida y probada. Estos individuos tienen el mayor grado de liderazgo de opinión entre las otras categorías de adoptantes, lo que significa que estos adoptantes pueden influir en las opiniones de la mayoría. Sus características incluyen ser más jóvenes, tener un estatus social más alto, poseer más liquidez financiera, tener una educación avanzada y ser más conscientes socialmente que los adoptantes posteriores. Estos adoptantes son más discretos en sus elecciones de adopción que los innovadores, y se dan cuenta de que una elección prudente de adopción les ayudará a mantener una posición central de comunicación.
• Mayoría temprana. Los individuos en esta categoría adoptan una innovación después de un tiempo variable. Este tiempo de adopción es significativamente más largo que el de los innovadores y adoptantes tempranos. Este grupo tiende a ser más lento en el proceso de adopción, tiene un estatus social por encima del promedio, tiene contacto con los adoptantes tempranos y rara vez ocupa posiciones de liderazgo de opinión en un sistema.
• Mayoría tardía. La mayoría tardía adoptará una innovación después del miembro promedio de la sociedad. Estas personas se acercan a una innovación con un alto grado de escepticismo, tienen un estatus social por debajo del promedio, muy poca liquidez financiera, están en contacto con otros en la mayoría tardía y la mayoría temprana, y muestran muy poco liderazgo de opinión.
• Retrasados. Las personas en esta categoría son las últimas en adoptar una innovación. A diferencia de las personas en las categorías anteriores, quienes pertenecen a esta categoría no muestran liderazgo de opinión. Estas personas tienden a tener una aversión a los agentes de cambio y a ser mayores. Los rezagados tienden a centrarse en las "tradiciones", es probable que tengan el estatus social más bajo y la liquidez financiera más baja, ser mayores que todos los otros adoptantes y estar en contacto solo con familiares y amigos cercanos.

Estos cinco tipos de usuarios también se pueden traducir en adoptantes de tecnología de la información, y proporcionan una visión adicional sobre cómo implementar nuevos sistemas de información dentro de la organización. Por ejemplo, al implementar un nuevo sistema, TI puede identificar primero a los innovadores y adoptantes tempranos dentro de la organización y trabajar con ellos primero, luego aprovechar su adopción para impulsar el resto de la implementación hacia los otros usuarios.