العادات مقابل تدفق العمل

مع نهاية الصيف وبداية الخريف (لدينا بعض الوقت حتى الخريف)، تدور أفكاري بشكل متزايد حول مسائل الإنتاجية. أحد المواضيع التي تجذب انتباهي باستمرار هو الفرق بين العادات وتدفق العمل.عندما يتحدث معظم الناس عن الإنتاجية الشخصية، عادةً ما يركزون على تحسين عاداتهم التي تساعدهم في إدارة المهام. على سبيل المثال، تجميع المهام المتعلقة بالبريد الإلكتروني لإدارة اليوم بفعالية.لكن هناك جانب آخر مهم: تدفقات العمل الأساسية التي تحدد ماذا تعمل وكيف يتم تنفيذ هذا العمل.على سبيل المثال، إذا كنت مدير مشاريع في وكالة إعلانية وقضيت معظم وقتك في إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أعضاء الفريق للحصول على إجابات على استفسارات العملاء، فإن هذا العمل هو تدفق العمل الافتراضي الذي يفترض أن الرسائل غير المتزامنة وغير المنظمة هي الطريقة المفضلة للحصول على المعلومات الرئيسية.قد تكون تدفقات العمل أهم بكثير من العادات على مستوى عالٍ عندما يتعلق الأمر بتأثير كيفية إنتاج أشياء قيمة بشكل فعّال (تعريف "الإنتاجية")، لكن غالبًا ما يتم تجاهلها.بالنسبة لمعظم الأشخاص، تدفقات العمل التي تدير حياتهم المهنية هي عمليات نشأت بشكل عشوائي، بدون نية أو خطة كبيرة.أعتقد أن الأمر ينبغي أن يتغير، لأن الفوائد الناتجة عن تحليل هذه العمليات هي هائلة.دعونا نلقي نظرة دقيقة على المدير في الوكالة كمثال. قد تجلب عادات أفضل في إدارة صندوق الوارد فوائد فقط إلى درجة ما، ما لم يكن تدفق العمل الأساسي يتطلب اتصالًا غير متزامن وغير منظم طوال اليوم.على الجانب الآخر، عندما يتم تحليل هذه العملية بشكل موضوعي، قد تظهر بدائل أفضل.يمكن للمدير في الوكالة، الذي يهدف إلى تعظيم عائد الاهتمام (سواء لنفسه أو للفريق)، أن يكتشف أن الجميع سيعملون بشكل أفضل إذا تم عقد اجتماعات متزامنة لمدة 10 دقائق بدلًا من الرسائل، تُعقد يوميًا مثلاً في الساعة 12:00 و 16:00، حيث يمكن بكفاءة الحصول على إجابات عن الأسئلة وتخطيط الخطوات المقبلة.بدلاً من التركيز فقط على العادات التي تساعد في التعامل مع المهام المنبثقة من هذه التدفقات، فكر في قضاء وقت أكثر في تقييم تدفقات عملك.